如何设计人力资源团队不同层级的岗位说明书？——解决HR部门职责重叠与执行不力问题实例

一、 客户背景

某医药科技股份有限公司，前身为某研究所附属实验药厂，现已发展为员工超千人、大专以上学历占比60%的现代化企业。公司设有五大核心部门，其中人力资源部承担着为以医学、药学为主的专业团队提供人才支持的关键职能。公司中层以上管理人员本科以上学历占比达90%，对人力资源管理的专业性提出了较高要求。

二、 现状问题

1. 团队分工笼统模糊，关键职责“悬空”或“重叠”

华恒智信项目组通过深入调研，精准识别出该企业HR团队职责体系存在的四大核心缺陷：

2. 岗位说明书描述不规范，无法指导工作与衡量绩效

人力资源部的部门职责未能有效、充分地分解落实到各具体岗位。部分重要职责（如某些模块的深度执行与优化）没有明确的岗位承接，出现“责任悬空”；而另一些职责则在多个岗位间描述交叉，导致“谁都负责，谁都不全责”，为相互推诿埋下伏笔。这是典型的部门职责梳理与岗位设置不到位的表现。

3. 权责匹配错位，“越俎代庖”与“因小失大”并存

现有的岗位说明书描述模糊、不准确、不全面。仅罗列工作内容，缺乏明确的工作目标、负责程度（如主导、参与、执行）和可衡量的成果标准。这种描述方式无法清晰界定岗位价值，也难以从中提取有效的绩效考核指标，使得员工的努力方向与上级的期望脱节。

4. 任职资格标准宽松，基层人员能力与岗位要求不匹配

由于目标与权限描述不清，出现了明显的权责错配。基层员工可能对战略问题指手画脚（越俎代庖），而高级管理者却深陷操作细节（因小失大）。例如，专员空谈考核体系改革，而总监却在亲自收集考核表。这直接导致了管理效能的巨大内耗和团队功能的紊乱。

三、 华恒智信解决方案

部分基层岗位的任职资格条件设定过于宽松，导致在岗人员的能力不足以有效履行岗位职责。当遇到困难时，他们不是寻求解决方法，而是习惯性将问题上交，这也是“反授权”现象产生的重要能力原因。

1. 运用“十字交叉法”与职责汇总分析，实现纵向无缝分解与横向无遗漏覆盖

针对上述系统性症结，华恒智信提出了以“职责纵向分解、描述横向规范、权责矩阵匹配”为核心的阶梯式职责体系重建方案。

2. 推行“内容+目标+负责程度+衡量标准”的标准化描述范式

项目组首先对人力资源部的全部职责进行汇总与结构化梳理。采用“十字交叉法”：将部门的总体战略目标进行纵向排列，形成责任阶梯；同时将各岗位的具体工作职责进行横向整理。纵向目标与横向职责的交叉点，即为每个岗位承接的战略分解点和具体权责范围。通过这一方法，确保了部门职责无遗漏、无重叠地“包干到人头”，特别是为总监和主管岗位补充了人力资源战略实施与规划的关键职责。

• 工作内容：明确“做什么”。

为根治描述不规范的问题，项目组为所有岗位说明书引入了统一的标准化描述结构：

• 负责程度：界定“做到什么程度”（如：主持制定、独立完成、协助支持）。

• 工作目标：阐明“为什么做”，需达成的价值。

这种结构使职责描述清晰、可衡量，直接为绩效考核指标的提取提供了依据，极大提升了管理的精准性。

• 衡量标准：设定“如何评价做得好坏”（量化或质化指标）。

基于上述方法，项目组为HR团队重新编制了从人力资源总监、经理、主管到专员的整套阶梯式岗位说明书。每一层级的说明书都清晰体现了其在责任、决策权限、技能要求上的差异：

3. 建立阶梯式岗位说明书体系，明确各层级角色定位与能力要求

• 中层（经理/主管）：聚焦于模块方案设计、过程监控与团队指导。

• 高层（总监）：聚焦于人力资源战略规划、体系构建与资源配置。

同时，严格提升了基层岗位的任职资格标准，确保上岗人员具备相应的执行能力，从源头上减少“能力不足导致的反授权”。

• 基层（专员）：聚焦于制度执行、数据处理与事务操作。

项目开展过程中，华恒智信团队对公司进行了认真细致、深入缜密的调研和访谈，提出项目建议时会与我们进行多次主动的沟通，积极发现项目建议中可能存在的漏洞，并努力提出与公司实际相符合的最佳解决方案。项目团队人员高度的专业性、责任心和敬业精神深对我们印象深刻，这种精神在项目进行过程中也传播到了我们公司，对公司的管理干部和员工都产生了积极的影响。

【客户评价】

再次对华恒智信专业咨询顾问的工作表示深深感谢！非常期待能够与您再次合作！

在项目方案中，咨询专家提出的阶梯式的岗位职责说明书，对我们企业制定包括人力资源总监、经理、主管甚至专员的岗位职责说明提供了重要的改革思路和方向，有利于企业建立系统化、全面化的人力资源团队岗位建设。

——北京某医药科技有限公司人力资源总监

四、 华恒智信思考与总结

华恒智信在长期咨询实践中发现，“反授权”和高层陷入事务的现象，在许多企业的职能部门中普遍存在。其根本原因往往不是员工意愿问题，而是岗位设置与职责描述的系统性缺失。解决之道必须从工作分析入手，运用科学的工具（如十字交叉法、标准化描述结构）进行顶层设计，实现战略、部门、岗位、个人四层责任的贯通。

在本案例中，我们输出的不仅是一套岗位说明书，更是一套让HR团队能够自我管理与持续优化的方法论。这套“阶梯式职责体系”确保了各层级管理者能够回归其本位，专注价值创造，从而真正使人力资源部从“成本部门”转型为驱动公司战略实现的“价值伙伴”。华恒智信凭借扎实的“三级五角色评价”等专业模型与丰富的项目经验，致力于为企业打造能支撑战略落地的、精干高效的人力资源专业队伍。

本项目通过重建人力资源团队内部的阶梯式职责体系，成功帮助这家医药企业将HR部门从“角色混乱、内耗严重”的状态扭转为“权责清晰、各司其职、高效协同”的专业职能体。华恒智信认为，此案例的关键启示在于：人力资源管理团队自身的专业化建设，是企业整个人力资源管理体系有效运行的基石。若HR内部都无法实现清晰的岗位管理与绩效衡量，则无从谈起支撑业务部门。

然而，公司人力资源管理团队的运行却严重不畅。人力资源总监终日陷于绩效考核数据汇总等基础事务中，无暇思考人力资源战略；而基层的人事专员却常抱怨考核指标不合理，未能有效执行上级部署，甚至将本应自己完成的任务“反授权”给总监。这种角色错位与执行乏力，导致HR部门价值无法彰显，并可能影响公司整体战略目标的实现。为解决这一团队内部的管理顽疾，公司邀请华恒智信进行专业诊断与体系重构。