【客户行业】事业单位

【问题类型】岗位梳理

【客户背景】

某地公证机构于20世纪90年代经批准设立，是该市司法局直属的国家公证机构，原属公益一类事业单位，由国家全额拨款保障运行。其主要业务涵盖各类法律行为公证、具有法律意义的文书与事实公证、文件签名及影印件与原件相符的公证事务，以及赋予债权文书强制执行效力等。在依法履职的同时，该单位积极打造特色服务，已发展为行业中服务覆盖面广、资质体系完备的优秀公证机构。

自设立以来，该单位始终秉持"服务为民，守正求真"的传统理念，并积极贯彻"创新高效"的新发展思路，持续深耕基层服务、人才培养与信息管理三大建设板块，逐步形成以业务拓展、线上办理与客户运营为支撑的新型发展模式，多次获评全省公证质量先进单位。

近两年，受上级政策调整影响，该单位由公益一类转为公益二类事业单位，由此产生创造收益与获取利润的经营压力。单位领导对各科室提出了更高的管理要求。尽管经过积极探索，在实际管理中仍存在若干突出难题，集中体现为：岗位人员履职不够充分，倾向承担相对轻松的工作，面对压力较大或重要性突出的任务则回避心态明显，部分人员工作状态较为松散；各科室之间工作量分布失衡，忙闲不均现象突出，岗位工作饱满度不足；岗位职责梳理不到位，存在职责交叉、重叠甚至空白，整体运行效率偏低。为确保事业单位转型平稳推进及岗位优化配置科学合理，单位内部决定开展各科室岗位配置优化工作，减少冗员状况，提升内部运行效率，并选择北京华恒智信人力资源咨询公司作为本项目合作伙伴。

【华恒智信分析解读】

华恒智信咨询团队受邀进驻该公证机构后，系统开展了全面调研与分层访谈，与单位管理层及一线科员进行了深入沟通，广泛收集了各岗位职责分工与日常工作量的基础信息。通过诊断发现，该单位在岗位职责梳理方面主要存在以下问题。

岗位职责分工不够清晰，职责交叉重叠与责任真空并存，人员相互推诿，运行效率偏低。转型前各部门主要承担基础运行类职责，转型后需额外承担支持经营发展的新增职能。经调研发现，部分职责在不同科室之间的切分不够明确，部分事务可能同时涉及经济科与涉外科，但具体主办方缺乏明确规定，多依靠领导临时协调安排。相当一部分员工倾向于仅完成职责边界内的基础任务，对边界模糊或未明确归属的工作主动性不足，科室之间相互推诿的情况较为普遍，任务推进效率受到明显制约。

岗位履职缺乏内在驱动力，工作方式偏于被动。转型之前，仅靠日常基础工作即可维持机构正常运转。转型后经营压力上升，对各部门及岗位的履职深度和广度提出了更高要求。若多数人员在重要工作上缺乏主动承担意识，单位将面临经营效益受损的潜在风险。调研发现，部分人员仍未形成与转型相匹配的责任意识，倾向于选择性承担例行性、低难度工作，对重点任务或难度较高的职责则存在拖延、消极应对等行为，原本一天可完成的事务可能延长至三天完成。科室人员履职不充分，既影响了核心工作的推进节奏，也给人员考核与监督带来困难。

各科室之间工作负荷不均，岗位工作饱满度参差。转型为公益二类后，管理层意识到需拓展新的职责以应对经济压力，但各部门普遍以任务繁重、人手不足为由，表示难以承接新增职能。然而，经调研核实，单位内部并非所有部门均处于高负荷运转状态，部分科室及岗位实际工作饱满度较低，忙闲不均格局客观存在。此种状态如持续，将对事业单位转型后的持续发展构成不利影响。

【华恒智信解决对策】

针对上述岗位配置与职责履行中的突出问题，华恒智信项目组提出以下综合改进对策。

系统梳理各岗位工作职责，优化岗位设置架构。针对转型后因职责划分不清所导致的交叉重叠与责任盲区，项目组建立了职责分工分析模型，从流程节点、角色定位、工作对象、上岗资格要求及工作饱和度等多个维度进行综合评估，在此基础上实施岗位整合与职责重组。依据事业单位短期目标与中长期发展方向，对各科室工作内容、运行条件及操作流程进行提炼与规范描述，将职能相近或协同关系紧密的岗位进行合理归并，厘清各岗位之间的责任边界，确保职责链条既无缺口亦无冗余。通过上述梳理，帮助单位提升运行效率，压缩管理成本。

建立各项工作标准规范，结合绩效考核促进履职深化。针对转型后人员履职不充分、倾向例行工作而回避重点任务的问题，项目组建议建立细化的工作标准体系。参照历史数据与行业基准，对每项工作所需投入的最多时间、最多人员及最高频次做出明确规范，以此为依据配置工作资源、压缩例行事项的时间占用，使员工对自身工作投入形成清晰预期，同时为考核评价提供量化依据。此外，将工作事项区分为例行工作与例外工作两大类别。以业务科室为例，办理群众公证申请属于例行工作，而主动深入基层社区开展法律知识宣教活动则属于例外工作。单位应明确例行工作的时间投入上限与频次基准，强调科室在完成例行任务基础上积极拓展重点及创新性工作。在考核层面，对仅承担例行工作的人员设定较低的基准分数，对主动承担例外工作的人员给予考核加分，以此形成正向引导。

完善工作饱和度核算方法，为职责落实与职责拓展提供数据基础。针对各部门普遍反映的“工作繁忙、难以承接新增职责”的问题，项目组建议依据不同科室的业务特征，分别建立适配的工作饱和度核算方式。对于办公室、财务室、档案室等综合管理类科室，可从工作量分析及有效工作时间分析等角度测算饱和程度；对于民事科、经济科、涉外科、办证大厅等一线业务科室，则可结合业务量统计与流程分析进行饱和度评估。通过分层分类的方法对不同岗位的工作负荷进行量化测算，为后续职责的合理增加与优化配置奠定科学基础，保障转型后各项新职能顺利落地。

【华恒智信总结】

岗位梳理工作是人力资源管理体系中具有基础性和全局性影响的重要板块。在该单位实际管理过程中，由于从公益一类向二类转型带来的职能变化未及时同步进行岗位与职责的优化调整，产生了若干突出问题：人员倾向于仅完成基础性工作，对重点任务承担意愿不足，履职不够充分；内部对工作量认知存在偏差，岗位间忙闲不均、工作饱满度不足；科室间职责交叉，相互推诿，运行效率偏低。基于对事业单位运行特征的长期研究与实践积累，华恒智信认为，上述问题的根源在于岗位职责界定不够清晰、工作饱和度核算方法欠缺、配套人员管理措施未能及时跟进。经过多轮研讨与方案验证，项目组提出了职责系统梳理、重点工作拓展引导及饱和度测算配套的综合解决方案，目前已在该事业单位顺利实施，并获得管理层的高度评价与认可。

华恒智信始终认为，岗位梳理与设计的根本目标在于实现组织内部运行效率的最大化与人工成本的合理化。为达此目标，组织需在岗位设计环节引入科学的量化分析手段，使岗位配置具备动态调整能力，能够随内外部环境变化而及时优化，持续支撑组织战略目标的实现。