四、 信息化建设过程的经验与体会

    佛山水泵厂有限公司通过十几年不间断的努力，已经实现了从CAD/CAE/CAM应用、部门级信息系统（财务处理系统、成品立体仓物流控制系统）到企业级信息系统（ERP系统）的跨越，并开始利用互联网技术进行业务处理的尝试，其间从部门级信息系统到ERP系统的建设与应用是最困难也是最关键的一步。以下简要介绍本企业在ERP系统的建设过程中的一些经验。
    ●正确认识信息系统
    一方面，信息系统和企业的人力资源、企业的生产设备一样，成为制造型企业的重要资源，信息系统不但对企业现有业务进行支持，而且将来业务的拓展将依赖信息系统，即没有信息系统的支持，企业的某些业务将不能开展。另一方面，信息系统的角色归根结底是企业经营业务处理和管理的工具，企业员工是信息系统的主人，企业应该根据自身特点主导信息系统特别是ERP系统的建设，而不是无原则的要求企业围绕商业ERP系统调整自身的经营业务流程。
    ●循序渐进地建设信息系统
    信息化建设对于传统的制造企业是一项挑战，包括员工的思想观念、管理理念、员工素质、企业的资金投入等各个方面，同时也需要外部条件的支持，如功能更强大、价格更便宜的信息技术产品的支持等。循序渐进、分布实施使企业及其员工有较充分的时间结合企业的实际了解、学习和使用信息技术，以较少的时间、较少的资金投入、较低的人员素质需求从信息化中获得效益。从KENFLO的实践过程中看到，在企业的循序渐进的信息化过程中达到了两个良性循环
    1. 信息系统与企业的综合竞争力形成良性循环
    信息系统在实际使用的过程中不断发展，涵盖的业务范围越来越广泛，功能越来越强大，系统也越来越可靠和健壮。信息系统有力地支持了企业长期保持较高的发展速度，同时企业的赢利能力对信息系统的资金投入提供坚实的支持，形成了良性循环。
    2. 信息系统与员工信息技术应用水平形成良性循环
    企业的员工，无论职位高低和具体工作的差异，在企业的信息化进程中，完成了对信息技术和信息系统从恐惧、怀疑、尝试、喜爱到主动提出功能需求的过程转变，信息技术和信息系统已经深入人心，员工对信息系统的要求成为信息系统不断发展的动力，信息系统的水平与员工的使用水平也形成了良性循环。
●重视信息系统与物流系统的结合
    与银行业、电信业等信息化技术应用的先进行业不同，制造业企业的生产经营涉及各种物料，包括原材料、半成品、产品、生产设备等，正是如何利用信息系统管理这些物料以及这些物料在生产经营过程中的关系导致制造业的信息化工作大大困难于银行、电信等行业的信息化工作。KENFLO注意物流系统与信息系统的结合，不但建立了以多层立体仓库方便物料的存储，保证品种数量的准确性，采用条形码和扫描器快速识别物料，还集合企业最优秀的人才，经过充分分析和讨论，建立了企业物料的信息模型，体现为物料的分类、物料的编码体系、物料的配置描述、物料清单的层次结构等，并以企业标准的形式予以颁布，在技术开发、销售、生产管理等各个部门的日常经营业务中共同遵守。
    ●稳定的资金支持
    企业每年都进行设备改造，以保证企业资产的保值增值。企业一直认为信息系统和企业的生产、检验设备一样，是企业生产经营的重要设备，是企业资产的重要组成部分，每年物流系统和信息系统的资金投入列入企业的技改计划，在物流和信息系统建设的高峰期，企业的年资金投入量超过500万元，物流和信息系统从未因资金问题而受到影响
    ●重视信息系统建设过程中的人员配备
    在企业的最高决策层下定决心建设ERP系统，并在资金等方面给予足够支持之后，配备工作投入、学习能力强，综合能力强的复合型人才对信息系统的成功建设至关重要。与信息系统建设与使用相关的各类人员包括
    1. 系统的分析员。
    2. 系统设计与编程人员
    3. 系统用户，包括企业管理级别的用户和具体操作级别的用户
    4. 项目经理
    系统用户是系统的需求人员，管理级别的用户期望信息系统改善企业的现行管理或期望信息系统实现以传统人工手段不能实现的管理思想和理念；操作级别的用户希望信息系统提高他们的工作效率，从重复、枯燥的日常事务中解放出来。系统设计与编程人员主要由专业的ERP软件公司担任，他们担负实现信息系统功能的任务。系统分析员的职责是把系统用户的需求以信息系统的专业语言传递给软件公司的设计和编程人员。项目经理负责整个项目的统筹，在行政管理、内部协调、资源调配等方面支持信息系统的建设。
    系统分析员综合素质要求较高，他或她必须能够
    1. 解企业经营业务运作
    2. 基本熟悉信息技术（数据库、计算机网络、编程经验）
    3. 善于与各种文化背景人员进行沟通
    4. 具备很强逻辑分析能力，善于在复杂的环境中找出问题的本质，建立各种数据模型
    CAD/CAE/CAM及财务管理软件在各类企业应用的成功率非常高，鲜有失败的案例。相反，ERP系统在各类企业的应用鲜有成功的案例，没有足够素质的ERP系统实施过程中的系统分析员是关键因素。KENFLO成立了由一名副总经理及数据中心的二位技术人员组成的ERP系统专职人员，他们实际上担当了系统分析员的角色，其中该副总经理同时还起到项目经理的作用。在系统建设的各个阶段，相关业务部门的业务骨干根据需要随时加入到ERP系统的实施队伍中。
   ●选择合适的ERP软件公司
    网络操作系统/数据库管理系统/工作站操作系统是构成ERP系统的基础平台，但这些平台是标准的，如网络操作系统可以是Windows2000Server或Unix，数据库管理系统可以是SQL2000或Oracle，工作站可以是Windows98或Windows2000Professional。关键是后台数据库结构设计和前端程序的ERP软件供应商。KENFLO根据以下原则选择ERP软件供应商
    1. ERP软件是由该软件商开发的，并非是通过与某些ERP厂商合作或合并而拥有ERP软件，并且参与开发的人员仍然留在软件公司内，因而完整、准确把握其ERP软件的全部技术细节。
    2. 该ERP软件有相似行业的成功应用案例
    3. 在ERP系统实施过程中，软件公司乐意提供必要的技术细节，如ERP数据模型、后台数据库结构的详细设计文档等，乐意倾听企业的需求，乐意接受企业提出的合理的修改和功能增加。换言之，企业应当充当系统用户和系统分析员的角色，软件公司充当系统设计者和编程员的角色。
    4. 软件公司最好是在附近的，方便及时到现场面谈沟通
    5. 3~5年内不会倒闭
    6. 价格是合理的
    经过对十多个ERP软件供应商的了解，经初步筛选，剩下3家根据以上标准进行对比分析，最后决定采用广州的天剑计算机系统公司的ERP软件，并于2001年8月签订合同。
    实践证明我们的选择是对的。在一年多来的ERP实施期间，KENFLO通过研究天剑公司原型的ERP系统，从而对ERP有了更具体的认识，天剑公司为KENFLO修改其原形ERP系统的某些方面，并且增加了许多非常有用的功能，使KENFLO的ERP系统在企业的经营管理中发挥了举足轻重的作用，并为广大员工所喜爱和接受，是ERP系统得到较为顺利实施的主要原因之一。
   
    注：
    在本文写作前不久，天剑公司的ERP系统获得广东省2002年推荐的首批企业信息化技术服务提供商，是国家制造业重大项目管理办公室及中国软件测评中心组织的ERP软件测评的首批通过测评的6家公司之一。其ERP成功实施的案例也增至20多个，包括离散制造模式（家电、机械、汽车）和混合制造模式（电子、卷烟、食品）的企业。
    而前面提到的曾经考虑但没有采用的两家公司，一家实际上已经退出ERP市场，另一家则发生主要骨干集体辞职，另行成立公司的分裂事件
    ●研究原形ERP系统，分析企业经营业务，建立合适的数据模型
    选定合适的ERP软件供应商后，KENFLO并没有马上实施ERP系统。KENFLO专职的ERP实施人员在学习和掌握数据建模知识（如ER模型与Visio工具）、数据库管理系统知识（如SQLServer2000的管理和TransactSQL），编程语言（如C++Builder和VisualBasic）的同时，仔细研究了天剑公司的原形ERP系统，特别是它的数据库结构（表、字段、业务规则等），和软件公司人员以及企业的技术、销售、采购、生产计划、物流管理、财务管理等部门的管理层级员工一起详细讨论，对比原形ERP系统与企业现有经营业务的适应性，包括
    1. 原形ERP系统的信息是否足以满足经营管理的需要，信息是否容易和准确获得
    2. ERP的业务流程是否符合企业的现状，不符合时调整软件系统还是重组企业的经营流程？符合时是否就一定维持现状，是否ERP系统和企业业务流程都应该一起改动以反映KENFLO企业经营管理理念的提升？
    3. ERP系统是否足够灵活，当企业将来业务发展时，通过设置系统的若干参数或增加相应数据就可以支持企业的新业务，无须推倒重来
    4. 系统的操作是否简单方便，使得中专以上人员略加培训即可操作
    以上的过程称为详细设计过程，该过程产生了详细设计报告。通过详细设计，企业更加了解软件公司的ERP产品，对ERP的实施更加充满信心，详细设计报告成为企业准备数据、调整企业业务流程、培训操作人员、制定实施文档的指导性文件。软件公司通过详细设计过程加深对企业情况的了解，详细设计文档成为软件公司客户化修改的依据。详细设计文档还成为ERP系统验收的基础

   ●务实的实施
    不少ERP软件公司的ERP系统实施文档以及市面上可以获得的关于ERP的书籍都强调ERP实施的重要性，特别是实施机构和和实施策略，例如“一把手工程”、“层层成立实施小组”、“谁不支持ERP就撤谁”、“培训、培训、再培训”等。这些措施姿态多于实际，过于高调、运动式的ERP实施过程通常导致更多的阻力，增加ERP实施的困难。
    中国企业已经有很多日常性“一把手工程”，如计划生育、安全生产、财务纪律等等。在决定实施ERP、确定项目经理、拨出专用资金后，一把手对ERP实施的支持大多只能是道义上的。同样，中国企业的中层干部大多是技术、销售、生产、财务等业务方面的主要骨干，日常工作的处理占据他们绝大部分的时间，同样对ERP只能给予道义上的支持。而且这些道义上的支持的维持还得靠ERP系统本身争气。指望“谁不支持ERP就撤谁”更不现实，当争执发生时，有权撤换干部的领导通常难以区分究竟是ERP的错误还是该干部的错误。同样，如果ERP的操作需要过多的培训，例如大大超过培训使用Excel的程度，则ERP软件也太令人望而生畏了。
    不需要强调领导重视和实施策略，CAD/CAE/CAM及财务管理软件在各类企业应用的成功率非常高，鲜有失败的案例。相反，即使高度强调领导重视和实施策略，ERP系统在各类企业的应用还是鲜有成功的案例。从技术的角度看，CAD/CAE/CAM主要是工具软件，是人类图版/计算分析/加工手段的延伸；财务管理软件是规范化的部门级管理系统，是手工计帐的替代工具；成功的原因是操作者充分掌握这些工具的操作和含义。
    因此，ERP实施成功案例较少是因为没有充分把握住ERP软件。而把握ERP系统的责任毫无疑问地落在系统分析员的肩上。系统分析员应该掌握
    1. 数据库原理
    数据库原理基本上是属于有限数学的范畴（如关系代数），比起分析数学（如微积分和函数论）的概念容易理解，是完全可以掌握的。
    2. 企业业务与数据库的对应关系
    ERP系统可以说是企业经营业务在数据库中的体现。企业经营的信息体现为数据库中的数据，企业经营的业务规则则在数据库中以数据之间的约束或前端程序的执行顺序加以控制。
    如果达到以上2点，可以说是把握住了ERP系统，然后分系统或模块（例如按产品数据、物流管理、销售、采购、生产计划等顺序）准备数据和培训人员，做到成熟一个，实施一个，成功一个，让ERP建立自己的威信，达到实施、使用、成功，新模块的实施、使用、再成功的良性循环，这就是务实的实施策略的含义
   
    附：KENFLO的ERP实施过程日程表
    a) 2001年1月。决定建设立体中心仓库和ERP信息系统
    b) 2001年1~4月。确定ERP系统应有的主要功能
    c) 2001年1~8月。学习信息技术知识（数据库、局域网、编程、ERP理论与实施）
    d) 2001年5~8月。ERP软件供应商考察，选型，签合同
    e) 2001年8月~2002年1月。原形ERP系统研究、详细设计、物料系统信息模型及其企业标准的制定
    f) 2002年2~5月。数据准备、人员培训、软件的客户化修改
    g) 2002年6月3日。系统管理模块、产品数据管理模块、物流管理模块上线运行
    h) 2002年7月29日。销售模块上线运行
    i) 2002年9月2日。采购模块上线运行
    j) 2002年10月14日。生产模块的MPS上线运行
    k) 2002年10月21日。生产模块的MRP上线运行
    l) 2001年~2002年。不断完善企业的网络硬件系统，建立网络数据的基本安全保护措施
   
    ●强调录入到ERP系统中的数据完整、准确、及时。
    KENFLO的ERP系统在硬软件方面采取多种措施保证系统数据的准确、完整、及时，包括
    1. 在硬件方面
    建立立体仓储系统及利用条形码、扫描器进行物料识别
    2. ERP软件方面
    数据是一次录入，然后挑选。如客户订单涉及的物料只能在技术部门预先录入的物料主文件中挑选；销售出库单只能从客户订单的物料中挑选等等。避免不必要的数据键入错误
    3. 权限的设置方面
    KENFLO的ERP系统有超过100个用户，每个用户在ERP系统中拥有的权限被严格设置，与他们所从事的的工作相对应，以避免企业机密的经营数据被非经授权的人员看到，又保证用户之间不会改动其他员工的业务数据
    4. 管理制度方面
    制订ERP系统的操作规程，对于企业经营过程中的每一项业务，要求业务处理人员及时、准确地在ERP系统中执行相应的操作。每个相关的人员上岗前必须经过培训和考核，合格后方可上岗
   
    五、 结束语

    企业的信息化建设是没有止境的，就像企业需要不断进行技术改造一样，信息化将随着企业经营业务的发展而发展。佛山水泵厂将根据
    ●企业经营运作的需要
    ●相关信息技术的成熟程度
    ●企业的准备程度，包括资金准备、相关信息技术的把握程度、员工的信息技术应用基础等因素
    持之以恒地、与时俱进地推进企业信息化工作的进行。