【技能】如何制作具有专业感的Excel 2015-03-23 职小问

导读

大部分时候，excel都被大家当成一个高级版可视化的计算器，但在咨询公司、投行里，excel成了展示数据、整理数据的最好帮手。在前天推出ppt制作技巧之后，很多小伙伴们表示也想要了解excel是怎样制作的。因此，职小问今天邀请了一位咨询公司的前辈，来为大家科普一下excel小能手是怎样炼成的。

一、不好的excel 表单都长什么样？

大部分人的excel是长这样的，让人风中凌乱的配色，这么鲜艳奇葩的配色也是让人醉了

突然在一堆数据中跑出几个文字，这样真的好吗，做统计加总的时候怎么破

连数据标签也没有，是在玩“猜猜猜”大赛吗~

二、好的excel模板都是怎样的？

这是一份专业咨询人士制作的公司战略管理模型中的一页，第一行可以前后翻页十分方便，右侧还有一个回到主目录按钮。这份模型的每一页都有大标题和摘要介绍本页内容，还有详细的注释解释表格的填写。

——Sample Model, Keith. A. A. Corporate Financial Modelling

这是一份投行专业人士编著的一本书中摘出的一个公司估值模板。首先配色虽不算很现代，但给人以非常舒服非常pro的感觉；其次每一个模块都明显分隔，并有清楚的表头说明每个模块的内容；最后每一个模块中的数据格式都非常整齐，而且使用了数据验证表防止了错误输入。

这是另一份UBS做的估值模型中的报表输入页。可以看到所有数据输入只用了两种颜色（红、黑）和三种格式（普通、加粗、括号红色），一般用五种以上格式读者就难以接受每一种格式代表的含义了。数据报表右下角还有几幅关键指标的折线图，虽然很简单，但是不仅直观反映数据变动，还缓解了满屏数据的视觉疲劳。最后，还有一个细节，就是把第一行的年份季度冻结了，当我往下滚动时，第一行不会消失，读取每个数据对应的年份季度更方便。

可以发现，好的excel一般都有这几个特点：

• 格式整齐，配色整齐明了：跟格式丰富多样的ppt不同，excel的展示主要以数据和计算结果为主，也很少有人能够第一眼看完重点内容，所以对于excel的第一个判断标准就是数据的格式是否整齐一致，标示不同区域的配色是否美观大方

• 单份表格内数据结构完整，包括表头、数据标签、表单、备注、使用说明等；多张表格之间的勾稽关系清楚，一套完整的excel表格拥有封面、目录、使用说明、表格关联关系说明、数据表格等

• 用户友好度高，通过添加返回主页按钮、数据检验栏（column），灵活使用excel公式和VBA编程，让整个excel表非常易用，用户在使用时只用修改几个简单的数据假设即可

  
  

三、如何制作美观、易用的excel？（多图，以构建估值表格为例）1、确定表格整体之间的逻辑关系（即确定目录和分表格主题）

首先，可以先根据自己的使用需要，在纸上画出来这套excel表单一共有几张分表组成，每张分表的目的是什么，相互之间的勾稽关系如何~

以一个财务估值模型的首页为例，在首页很明确的给出了表格目录和表格之间的关系。通常，一套完整的excel表单应该有以下几个构成部分：
目录→使用说明页→计算假设页→历史数据输入页→计算页→结果输出页

2、根据分表主题，设计并制作每张分表格式和配色

在正式开始制作表格前，我们需要确定表格的整体配色，以及不同颜色的含义。

就配色来说，一般一张表格中颜色最好不要超过6种，而且大片使用的颜色不要过于刺眼。以高盛的表单为例，以蓝色系为主题色，对于数据内部的汇总行用浅灰色标出，显得非常清爽易读。

此外，每张表单都应该给出表头名称、制作时间、数据列标签等，整张表内的单元格格式统一，例如上表中文字都是居左对齐的，数值都是居中对齐的，且所有数据值都是保留一位小数。

对于体现不同功能的表单，这里还有几个小tips跟大家分享的：

使用说明页：因为excel的设计和使用一般较为复杂，如果完成的excel表单需要给其他人使用的话，最好添加一些使用说明，介绍本套excel表格的逻辑关系和使用方法。

假设输入页：为了保证用户在修改假设数值后，后面的计算页和结果页的数值会自动改变，计算页中所有的假设数值都必须引用自“假设输入页”。

历史数据输入页：这一页的格式设计应该尽量迁就原始数据的格式，便于原始数据黏贴复制，例如下面这张财务报表分析的数据输入页，就是完全仿照企业利润表的表单来设计的，便于使用者直接黏贴复制数据。

计算过程页：在设计好复杂的计算公式后，可以选择在“审阅”标签下的“锁定保护”这个表单，避免以后意外修改，造成错误。

结果输出页：为了更加直观，这一页除了展示计算结果外，还可以加入一些图表对比分析；另外，有些用户想要直接在这一页中修改假设并查看结果，所以可以加入一些更改假设的功能，方便使用者对比不同假设下的最终结果。

上表就是在页面上方提供了可以修改的一些假设，下方表单是输出的数据测算结果，右边附上了柱状图。

3、优化excel，添加一些用户友好的设计

PPT的使用目的是为了展示给观众，因此设计的所有环节都要围绕利于沟通这个最终目标；而excel的使用目的则是为了计算分析，所以所有的设计都必须有利于用户的使用。这里再说几个能够增加excel用户友好度的小技巧。

首列标签冻结：excel表格的数据往往有几十行，往下翻页时，位于前几行的数据标签名称就会消失，非常不方便读取。因此，可以在“布局-窗口”中选择冻结首列窗口。

在每张表单中添加返回主目录的宏按钮：点击“工具-宏-录制新宏”，开始录制后，然后点击回到目录页面，再结束录制。之后再插入按钮，并赋予按钮这个返回目录的宏。

添加数据验证：最后说一个投行和审计常用的防止数据输入出错的小技巧，可以使用“数据-工具-验证-数据验证”，为单元格数据设置格式，如必须是一位小数，当数据格式不符时，会自动提醒错误。

简单的Excel递交物制作就说到这里啦，下面是一些推荐读物，其中前两本K.A.A.写的书详细地介绍了Excel的相关操作步骤，非常值得学习。

【参考文献】
Keith. A. Allman, Corporate Valuation Modelling
Keith. A. Allman, Modelling Structured Finance Cash Flows using MS Excel
Tim Koleer, Marc Goedhart, David Wessels, Mckinsey & Company Inc., Valuation: Measuring and Managing the Value of Companies