一、数据库概述

Excel能够胜任大部分的数据处理，但是有3种情况你不得不使用数据库：

1. 你拿到的文本文件有超过1,048,576行数据，不能放在Excel的一张表里面

2. 你拿到的数据就是放在数据库文件里面

3. 你要使用公司已有的数据库

有的公司可能使用SQLServer、FoxPro等数据库，不过原理都是差不多的。如果你能学好Access，那么不需要多少时间就能适应其他数据库的使用。这里只就Access来说数据库。跟Excel一样，你可以按F1打开帮助页面，搜索你想知道的东西。

二、基本对象和操作

表(Table)：表是数据库中最基本的对象，你可以在设计视图设置字段属性，这里的数据类型跟Excel中的数据类型大体上一样。

查询(Query)：查询可以等同于一段SQL语句，它既可以是对表的操作，也可以是从现有的表提取出的一张虚拟表。虚拟表就是说你看到的数据并不在数据库中存储，而是在你执行查询的时候临时存在，并且每次打开这种虚拟表的时候SQL语句都被重新执行。当你将查询定义为一张虚拟表的时候，它又可以跟表一样被其他查询引用。

压缩数据库：当你删除表或表中的数据时，数据库体积并不会立即变小，只有你压缩数据库的时候这些空间才真正被释放出来。这对于Access尤其重要，因为它的体积不允许超过2GB。

导入数据：我们经常需要从文本文件或者Excel文件导入数据，你可能在这个步骤遇到很多问题。先设计表再导入数据可以避免一些问题。选择合适的语言编码可以解决乱码的问题，将文本文件导入Excel时同样适用。

从Access创建链接表：Access文件不能超过2GB，如果你需要交叉查询2个1.5GB的表，可以先将2张表分别存在两个Access文件，然后在第3个Access文件中创建它们的链接。这样第3个文件的体积是很小的。

三、SQL(Structured Query Language)

用Access不用SQL，就像用Excel不用公式。

查询的核心是对数据的增(Insert)、删(Delete)、查(Select)、改(Update)。条件筛选(Where)以及分组(Group)也经常用到。

你可以从这个网站系统地学习SQL：http://www.w3school.com.cn/sql/

为了学好SQL，建议你用SQL视图设计查询，而不用设计视图。设计视图我一般只用来设置显示格式。

Access中可以写VBA函数然后用于SQL，这对于简化SQL语句非常有帮助。自定义的VBA函数在Excel和Access中可以通用。而某些Excel自带函数在Access SQL中不能用，让你不得不自己写。比如这个

        Public Function Datedif2%(ByVal D1 As Date, ByVal D2 As Date)

            Datedif2 = Year(D2) - Year(D1)

            If Month(D2) < Month(D1) Or (Month(D2) = Month(D1) And Day(D2) < Day(D1)) Then Datedif2 = Datedif2 - 1

   

        End Function

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