让会议以非同寻常的事件为开端,设置明确议程。
每次会议由不同的人来主持,可以以一个鼓舞人心的典故、故事、畅销商业书籍中的一段文章作为会议的开始。保证会议讨论有价值的内容,要事先设定开会的主题,让参会的人有所准备。坚持当下的会议议项,剔除所有和会议无关的讨论。
亚马逊开会时,参会人员会事先拿到相关资料,可能是有关新产品、新创意的几页纸。然后针对具体问题进行讨论。
谷歌开会只会邀请必要的人参加,排除掉与讨论主题无关的人,保证开会内容价值。其董事长埃里克·施密特(Eric Emerson Schmidt)还设计了一整套指南,包括只在必要的时候才开会;参会人数不超过八人,包括一名主持人和一位决策者。
会议尽量简洁,严格遵守时间限制。通常大公司的会议都会有人迟到,在拖拖拉拉中迟迟无法开始。大多数人参加会议都是将精力花费在如何圆滑地“打官腔”上。因此整肃开会风气十分必要。
柳传志曾说过联想开会的规则:“联想开会,谁迟到的话罚站一分钟;会议正开的时候停下来让你默哀式站一分钟,这实际是个非常难过的事儿。这件事情从1990年开始一直执行到今天。包括我自己迟到也被罚过三次。”
此外,如果是在苹果公司,那些华而不实的汇报陈述会被无情地打断,或者直接把人赶出会议室。JOBS重新掌管苹果开始,苹果就摒弃了正襟危坐的开会风格,他认为僵硬的工作流程会扼杀创意。应该让大家简单直接地表达意见,让问题和态度一目了然。