合同管理台账需记录的事项

合同履行过程中需搜集的证据等资料

合同

签订

1、合同编号、项目名称、签约时间；

2、交易对方营业执照、法定代表人身份证、组织结构代码证、税务登记证等；

3、交易对方法定代表人名称、注册地址、经营地址、联系方式（如各事项联系人、电子邮件、传真号码等）、账户信息等交易信息

合同文本、合同附件、担保函、补充协议、变更协议、交易信息确认表、招标文件、投标文件、中标通知书、订货单等

交付

1、约定的交付标的物明细、交付时间和地点、指定签收人、交付方式（自提/代办托运/送货上门）等；

2、实际履行中的交付货物明细、交付时间、交付方式（自提/代办托运/送货上门）、承运人；

3、是否正常交付或存在异常履行、违约情况等

备货凭证、发货单、物流单、承运单、入库单、仓储单、签收单、提单等

验收

（初验、终验）

1、约定的验收时间、验收人员、验收条件、验收方式；

2、实际履行中的验收时间、验收人员、验收方式、验收结果；

3、是否正常验收或存在验收未通过等情形，异议及答复处理情况、最终验收结果，是否存在异常履行或违约情况

已达验收条件的文件证明（如验收申请）、验收合格证明、书面异议、异议处理相关文件（如退货单）等

收款、付款

1、约定的合同金额、计价单位、收付款时间、方式、周期及比例；               

2、实际履行中的合同金额、收付款时间、方式、周期及比例；                    

3、是否逾期及逾期天数，逾期或未予收款的相关原因

收据和发票、银行记录、逾期说明、担保函、催款函、欠款确认书、还款协议、律师函等

售后

1、约定的售后服务和质保年限、标准和相关内容；

2、实际履行中的售后服务和质保标准、内容，是否进行维修及相关维修次数及结果、培训时间、培训内容、培训人员和培训费用的承担；         

3、是否存在异常履行或违约情形

售后服务、维修记录、培训记录、培训总结、培训考核记录等

异常履行及   纠纷处理

根据本单位制度灵活掌握，但至少应包括：

1、暂未解决的原因；

2、协商谈判过程及结果；

3、介入的相关部门及相关部门的风险评估意见、建议和意见的执行情况；

4、已采取的措施及将要采取的措施

根据实际情况需补充的相关证据