因为幸存者偏见（survivorship bias）的存在，我们试图去模仿高效的人的行为习惯是无意义的。我试图去避免（circumvent）它，以你为中心第认真工作，挖掘出哪些影响我们工作效率的基本因素。你可以通过看这些因素弄清楚自己的“设计”，并恰当地执行他们，以提高自己的工作效率。
心理健康：
抑郁（Depression）已经成为造成工作低效的头号杀手。抑郁具有以下特征---对自己、世界和发生事情的不准确评价；缺乏动机；缺少做事情的激情。抑郁破坏力很大，会在你觉察到它之前就摧毁你。那么抑郁会导致工作效率降低也就不稀奇了。
强迫症（Obsessive-compulsive disorder & impulse control disorder），你被某些思想预占领而花费大量时间做与这些思想相关的事情，也会对你的工作效率产生负面的影响。例如，如果你心里存在一个报复的强迫思想，那么你采取行动去抵消这些想法，就会浪费大量时间。
焦虑（Anxiety ）对生产力的影响更甚。起初，焦虑的切入会打断你的工作思路，它会让你进入一个不同的消极世界里。同时，让人产生无法按时完成工作的深深自责之中。遭遇焦虑的人常常认为他们的工作太粗略。认为工作质量欠佳会成为完成工作的一道阻碍。经常，你认为你正在进行的工作质量不佳，这甚至使得你的工作在还没开始时就已经结束。
这里的建议非常的直接。就是不要忽视你的心理健康。处理你正在面对的问题（如果必要的话可以寻求专业人员帮助）。恢复对自己思想的控制，然后回到工作。建立健康的应对机制使你不会进入一个工作效率下降的螺旋。
在几乎每个情景中，欠佳的心理健康都会吸食你的精神资源。如果你进行内心的挣扎，那么你的精力将会所剩无几。首先需要注意的就是这个。一旦你注意了你的心理健康了，工作效率就会随之而来。
睡觉，醒来，重启和应激：
我们知道睡眠是地球上最内化的生命现象之一。它为许多身体功能服务。其中一个关键功能就是巩固、形成、精化认知过程和记忆。也就是说，确保好的睡眠质量就可以确保好的记忆、学习、错误识别、评判性评估、注意力（attention）、专注力（concentration）。良好的睡眠伴随着很多修复过程，也会帮助你保持身心健康。也就是说：如果你想要提高工作效率，你就不能忽视睡眠。
许多人会说一些他们怎么熬夜然后做成大事的事情。确实，也许你这样可以发表一篇论文或者完成一个报告，但是如果你习以为常的用牺牲睡眠来完成工作，一定会产生长期的严重危害。
在人的一生中，我们的身体和心理会经历非常多的压力。这就是为什么我们需要充足的睡眠来维持数十年的生活和工作。睡眠可以让我们醒来时的身心恢复到最佳状态。充足高质量的睡眠产生有利于高效的工作。这里所说的睡眠当然也包括放松、打盹（power nap）、按摩(massage)、度假等。
现在我们休息一下。空闲一会儿可以帮助我们更好的巩固知识，反抗墨守成规（counters getting into a rut），激发创造性思维，更容易发现错误，给你另外一个视角。大脑喜欢空闲。休息，不是中断。健康的休息让你空出时间调整自己，然后精力充沛地回归工作。
如果你想这样做，可以采取时间块工作法。根据个人情况工作一小段时间（通常20到45分钟），然后休息一段时间，再回到下一个工作时间块。你可能听说过番茄工作法（PoMoDoRo Technique）。它采取的工作模式和我刚才描述的差不多。
1.设置一个闹钟，20到25分钟；
2.花20-25分钟工作；
3.一旦闹钟响起，停止工作；
4.花5分钟休息（一个周期结束）；
5.进入下一个20-25的工作周期；
6.再花5分钟休息（两个周期结束）；
7.四个周期后，休息较长时间。
番茄工作法是现下最流行的提高工作效率的方法之一。
接近任务：
通常有一个问题：自己做还是让别人来做？外包（这里的外包指的是针对具体事情的人、公司、软件或者任何其他工具。外包就等于转移或者减少你的负担。）可能会便宜高效但是经常会导致失控。建立可信的人、软件或者新系统都需要时间。你会怎么做？你总喜欢自己动手吗？
这里有一个简单例子。你的手机出了一点毛病。你宁愿花费几小时、一些费用和3天时间去修理你的手机还是花费1个小时去弄清楚是否需要去修理店？互联网上有许多解决问题的办法。它们中不乏非常方便简洁的办法。它可以是生活黑客、技术指南或者心理医生。自力更生的习惯可以节约很多时间。当然，如果你需要设计一个专业的logo，但是你对设计一无所知，那么你可以请人帮忙。
其他相类似情况会怎么样呢？比如你写了许多东西，你需要一个校对的工作。如果雇佣校对可以节省你每周3个小时，但是每个月需花50块钱，这样是不是合算。这是一个判断问题。知道节省你自己的精力是不是值得，这个问题非常重要。
假设你遇到了阻碍，不能完成必须完成的工作。是不是你的基本思路或者方法出了问题。也许这里有一个方法可以判断它。让我介绍一下脚手架理念。我们经常不知道怎么从A点到达B点。脚手架是一种你可以轻松获得的辅助手段，让你消除工作过程中的许多困惑。“脚手架”足以帮助你完成工作。使得你在A点就知道怎么到达B点。通过互联网查看类似的问题或者阅读别人解决类似问题的文章就好像是一种“脚手架”。在到达B之前你不需要掌握全部的技能，你只需要一点点帮助，你的大脑就会知道规划出解决问题的思路。“脚手架”是一种非常有用的学习技巧，你应该利用它来提高你的工作效率。
完成工作的最后一点。基本方法和思路可能是错误的，你必须坦诚的接受这一点。为了把工作完成好，你可能需要改变你的观点、调整你的思路、改变优先顺序，改变工作计划。尝试首先去完成你可以完成的，然后回到比较困难的部分。你可以一步一步的按照线性思维完成工作，也可以采用平行的办法同步推进工作。同步的工作可以通过一个部分提醒帮助另一个部分，使你看到整个过程的全景，而不是局部。同步的工作也方便你首先完成最容易的部分。即使它看起来分散，但是它更加精简。你可以获取同时看到局部和全局的优势。
最后再补充一点。有时候采取专门针对某一种特殊任务而设定的策略，取代我们习惯的策略会是一种更好的选择。人们总是坚持他们既有的学习习惯，但是它们通常不是有效的策略。这是一种利用认识科学理论指导我们学习的办法。存在许多别的系统，例如一套恰当的写代码的规则。或者一组打游戏时有用的快捷键。对于烹饪也是如此。它们被设计出来就是为了使得处理问题更简便，从而提高我们的工作效率。要相信那些成功的系统设计。
执行：
我简短地叙述一下该部分。学习了解一下可操作的执行艺术。有好的想法吗？学习去说或者写；有好的软件理念吗？学习去编程；有好的视觉显示吗？学习好的商业流程；能做一个好的推荐吗？学习去销售。事实上执行非常重要，因为他可以产生结果。如果不能产生结果，一切的想法都是无意义的。
你具备了去执行的本领了吗？你为什么不去完成它？是因为你在拖延吗？我们全部为此感到过自责。拖延存在一个隐藏的魔鬼—对完成的焦虑。我们经常会存在一种对最后完成工作质量的焦虑。这是一种对结果的想象的焦虑。它不是基于事实的。这些隐藏的焦虑通常有以下一些表现形式：如果我学习我将会意识到自己很笨，所以我就不学习了；如果我去完成这项工作，那么结果一定非常槽糕，所以我就延后再做。从做决定到处关系，从谈话到做出反馈，人们可以拖延每件事情。通过讲出那些隐藏的焦虑可以一定程度克服拖延。
让我们现在假设没有拖延这个问题。一旦你开始研究执行艺术就会提升工作效率，就会开始相信你做的非常好。但是我可能要提醒你，自我评估是一个谎言。把自己抬得太高或贬得太低都是有害的。变成一个有一技之长的人需要花费大量的时间。大部分人对现有能力沾沾自喜而失去了超过一般人的机会。这里说的是大部分人。你可能知道邓宁-克鲁格效应（the Dunning Kruger effect）。这条规则同样可以运用到工作效率上。总之，要成为一个高效的人需要付出巨大的努力和牺牲。
那么什么时候执行呢？立即。即使是简单如一个电话、一条短信、一封邮件，立即完成。你看到有错误了吗？立即改正它。会忘记做这件事？立即将它添加到你的备忘录。当然，有些事情如写一份报告，需要花费一些时间。但是你可以立即动手或者编辑修改。如果前面没有什么阻碍，在最可能的时间执行它。这并不是说你不为将来计划一些事情。这里说的是立即做哪些比较简单的事情，哪些第二天容易忘记的事情。
功能固着（Functional fixedness）：
功能固着是指人们趋向于用过去习惯的方式处理问题。人们经常用按照事物的既有设定来使用它。这样会限制它的使用范围。如果你想要提高工作效率，你需要灵活地运用各种资源。提高工作效率某种意义上来说就是充分发挥资源的效用，而不仅仅停留在它既有的使用模式。社交媒体可以用来分享各类照片，同时也可以用来做流行趋势研究。
你应该听说过---如果你仅仅知道使用锤子，那么全部的问题看起来都像是钉子。思考一下，你可以用新的方法使用锤子或者你可以选择使用一个其他的工具。多思考，你就会更具有创造力。
这可能很容易和即兴发挥联系在一起。通俗的说，这是一种即兴创作或临机解决问题的能力。在厨房，如果我们惯用的调料用完了，我们会即兴使用其他的调料来代替。音乐创作也通常都是即兴的。如果你突然卡扣了，即兴发挥增加了你解决特殊问题的概率。即兴发挥需要你很快的处理你脑子里的各类信息和分析你当前遇到的问题。如果你想学习即兴发挥，就不要浪费时间学习那些按部就班的东西，多花时间在那些你了解的和不了解的事情上。这样可以潜移默化地提高你的工作效率。即兴发挥的核心就是滚雪球，同时多思考总结以备不时值之 需。
一旦你拥有了即兴发挥的能力，就会节省大量的时间，因为你无须花费很多时间去准备。
管理资源：
当我提到资源时你会想到什么？时间、金钱？这只是冰山一角。下面是资源的一个列表，你需要时常准备好它们，以备不时之需。
充满电的手机和平板
最新版的可以登录的有用APP
一种比较容易的付款方式
保持登入状态的即时聊天工具
知道在哪里找到你需要的东西
充足的食物和水，确保你工作时不饿死、渴死
确保有可以开展工作的合适空间
认识一些能帮忙的人
可是时刻向那些人寻求帮助
时间---可供当下完成一些简单的事情
时间---可以腾出一段时间处理后续的事情
积压---在不影响当前的情况下处理积压的事情
准备并且能够操作的工具---小工具、软件、程序包等等
你的笔记本、备忘录、书签
体力---保持充沛的体力
心力---通过有条理的处理过去和当前的问题，保持充足的精力。
试错：
人类学习最基本的特点之一就是经验和试错。关于学习的研究显示，执行的能力和表现力与我们个人经验多少和试错次数高度相关。
如果你想要提高你的工作效率，你的学习力和执行力必须要高。它们是随着你经验增加而提高的。下面让我解释一下。你想要成为一个高产的作家吗？学会去写各种各样的事情，即使它们之间不相干。想要提高你的编码能力吗？尝试去编写各种各样稀奇古怪的程序。想要看起来你在学习期间做了很多事情？将自己暴露在各类相关的问题之下。
当你学习了大量知识后，你的大脑会自动融合这些东西，使得学习和执行之间相互协调，从而使以后完成事情变得更加容易。
试错是花时间去尝试以找到解决问题的办法。记住，即使你失败了，那也是一种收获。最终效果应该用过程的质量和输出的结果来评价。不应该仅仅看结果。过程精益求精了，那么最终效果的质量一定可以提高。试错还常常可以得出更好的解决方案。仅仅盯着结果，只能做出一般水平的东西，最后你又会意识到自己还不够高效。
环境设定：
提高你的工作效率，需要改善你的工作环境和配套设施。包括降低噪音、改善办公室布局等等。
你总是生活在各种环境之中。你可以选择去养成一些工作习惯或者一些生活方式。你的习惯会操控你的工作方式。人们总是喜欢按照惯有的工作习惯行事，因为这样一开始工作就可以预料到后面的结果。如果你还没有自己的工作习惯，那么试着去培养一个。但是，要注意不要让你的工作习惯限制了你。你可以通过旅游、娱乐等方式打发时间，防止自己变得墨守成规。
这里需要强调一点。有研究显示，向较那些简单的事情，处理那些认知负担和构建水平较高的事情可以帮助我们更好的提升处理问题的能力。
认知负担：一件事情弄明白需要付出的脑力。通过阅读一篇研究报告去寻找一个问题的答案要比通过Google搜索寻找答案承担更多的认知负担。增加的认知负担能够额外提升你的学习能力和工作效率。
构建水平：你和相关信息之间的心理距离。弄清潦草的笔记比起清晰的笔记需要更高的构建水平。潦草的笔记对有些人来说会更加有用。构建水平非常重要，因为隐晦的信息可以帮助你在大脑中构建起更加强大的记忆网络，能够激发你的创造性思维，帮助你建立新的视角。这对于发散性思维非常重要。
环境控制的另一个方面就是设计你的办公室布局，配好你的办公设备。使你的办公座椅适合你的坐姿。选择合适的办公设备可以提高你的工作效率。一个左撇子的学生常说的话题就是课桌都是为右手写字的人设计的，这样的设计限制了左撇子的发挥空间。还有很多同类的问题，比如衣服和鞋子不适合你。这些额外的烦恼会累积起来影响你的工作效率。
控制环境来提高工作效率还包括一些小的方面，比如调整你的手机、鼠标和平板使它们更好的满足你的需求。配置一台好的电脑对那些经常使用电脑的人来说非常重要。比如图形设计师、音频编辑师、作家、程序员等，可以节约大量的时间。甚至将相关的文件整理在一起，使你能够更加容易的找到它们，也可以节约大量的精力。
设置动态：
世界变化非常快且高度互联。这不应该变成你的压力。你可以采取一些方法利用这些相互的联系。动态设置是指今天做一些事情后面可以产生好的结果。
这里有一个简单的提醒：如果你脑子里对将要进行的工作没有一个清晰的思路，采取一些行动。即使只是一点点。只要迈出一小步，你自然而然会对下一步工作有一个更清晰的认识。
完成目标：
这可能是老生常谈，但是我仍然要提一下。有时尝试去提升1%是合理的。但是它需要付出很多努力。有时候，盯住一个目标然后完成它已经足够了。你会意识到工作质量常常受个人不切实际的期望影响。增加你的工作效率是需要逐步进行的。
知道你的极限非常重要。但是慢慢地提高你的极限也很重要。当你设定了不可能实现的雄心壮志时，大部分人趋向于放弃自己，因为目标实在遥不可及。如果你设定的目标太低，你会慢慢地接受劣质的工作质量。所以你应该怎么做呢？不要太多，每次提高1%,你评价自己的能力总是基于自己以前的经历，每次1%的逐步提高你的工作量、工作质量和目标。就是这样。坚持这样做，你将会看到奇迹。
如果你每周提高工作量的1%，一年将会提高80%。
划线：
当什么时候足够好呢？什么时候一个计划的可操作性详细到我们可以去执行它？什么时候一个文章写得足够完美，我们可以发表它？什么时候背景功课做得足够了？在到达那个收益递减的点时，我们必须停止。这个时候，你的努力已经不能再提升工作质量了。
当人们不能意识到事情足够好时，会浪费很多时间。如果需要的话，我们总是可以回来继续提高的。可以将这个和另一条原则（当下即做）一起使用，来提高我们的工作效率。
问一个终极问题：
我们做的事情有用吗？
什么时候你会认为一些事情有用呢？下面是一个不完全列表：
提升自己的价值
为别人提升价值
为将来做一个潜在的投资
放松自己
停止损害你的身心健康
对将来可能有用
让你感觉良好
当什么时候是无用的呢？
当做这件事情会让你错过了一个非常重要的事情时
当你为了报酬做会对你心理健康造成长期不利影响的事情时
长期来看，不能提升你的价值时
当一个短期的满足让你在错误的方向上走了100步时
这些观点不都是让你保持积极向上的态度。怎么用？这些很难去回答，但是人们总是趋向于看是不是对工作效率的提升起到关键性作用。
做决定：
我能够写出详细的列表，但是这没必要。这一部分内容就是为了满足你做一个明智的决定。这本身就是在提高你的工作效率。