通常，采购部门能够掌握企业近一半的销售金额，减少材料成本对一个企业的经营管理状况有着最大的效益。另外，企业可以以现有的人员，常常不需要额外的支出或投资就能降低材料成本。
尽管以适当的价格、适时地从合格的供应商采购材料，是采购管理最明显不过的目标，但是达成这一目标的重要性却很少真正地被企业的管理层所认识。企业的高阶管理层都应该认识到以下关键性的采购原则：
（1）参与采购：许多高阶管理人员对采购的作用并不熟悉，所以将自己与采购部门隔离开来，而是应该参与进来。
（2）关注重要的部件：通常在所有的材料中有少数的部分，占用全部材料成本的比重较大，或是交货期较长，或者其品质不易保证等，应该将这些材料列为重要的部件。应该保证采购人员在这些重要部件的选择、交货期控制和周转上花费最多的工作时间。
（3）不要加速完成采购：要允许采购部门充分运用其创造力和专业经验，以尽可能低的价格、在正确的时间采购正确数量的合格材料。不要因为缺少正确的销售和生产计划，让采购部门迅速办理，而要充分利用ERP系统中MPS/MRP的自动规划的功能，以营业需求为源头，通盘规划生产计划和采购计划，让采购工作有序进行。
在采购过程中，采购部门必须考虑的关键项目是：
（1）价格；
（2）从供应商到工厂的距离；
（3）交货的及时性；
（4）影响报价的特殊因素；
（5）采购订单中的数量；
（6）供应商的稳定性和可靠性；
（7）供应商的创造性贡献；
（8）质量。
另外，采购职能还与企业的长期目标密切相关。尽管采购部门极少单独作出长期的战略决策，但是在以下长期的管理职能方面，采购部门应该发挥重要的作用：
（1）新产品开发或产品的重新设计；
（2）产品价值分析；
（3）自制或外购的决策；
（4）产品定价；
（5）预测。
在ERP系统中，采购管理是供应面的重要组成部分。经过MPS和MRP的自动规划，或者采购人员手动输入，产生规划性采购订单，经过承办单位审核后成为正式的采购订单，然后再据以执行（收料、检验、验收入库、结转应付帐款等），并控制其结果。