为什么OCR将彻底改变会计惯例
会计部门对于数字化的好处并不陌生，但是由于存在许多法律约束，因此保留文件的纸质副本也是可以保留的。但是，在一个旨在无纸化和尽可能提高效率的世界中，您需要一个快速的选择，以快速，可靠地将打印的发票转换为数字数据。
这就是光学字符识别（OCR）技术可以提供帮助的地方。OCR工具可将扫描的图像转换为数字可编辑格式。这意味着通过技术，会计师将能够更多地专注于其工作的核心方面，而更少地关注行政方面。
什么是OCR？
如果我们不考虑1870年代开发的帮助盲读的早期机器，光学字符识别已经存在了至少一个世纪，从莫尔斯电码阅读器开始。
简而言之，它是机器识别符号并通过将处理过的字符与一组预定义符号进行比较并根据似然性进行匹配来解释它们的一种方式。
OCR适合会计吗？
对于会计凭证，挑战在于尽可能准确地阅读原始凭证。任何微小的错误都可能导致灾难性的后果。试想一下，就发票的价值而言，读取8
OCR会计的另一个问题是大多数文档的格式。其中一些遵循表格格式，而另一些则采用自由格式，并且没有特定的标准。在这种情况下，即使程序可以识别文本和数字以提高效率，它仍然需要理解它们。这就是智能字符识别（ICR）发挥作用的地方。
在会计中使用OCR的方法
从削减成本到提高时间效率以及提高文档准确性，数字化提供了无数的好处。以下是考虑使用OCR进行会计处理的一些原因。
准确的数据输入
大量的会计工作包括将数据输入指定的字段。一致的OCR工具可以将输入数据的时间缩短一半以上。
如果解决了精度问题，OCR可以提供比人类更好的结果，因为软件永远不会感到疲倦或无聊。如果OCR解决方案与交叉检查工具结合使用，则它也可以提供对输入数据的验证。
环保文件管理
最近对生态的关注使所有组织更加意识到无纸化和更加关心环境的必要性。
与将文件打印和存储多年相比，将文件保存在云环境中对生态友好。只需单击几下即可检索任何内容的功能也是一项奖励。
发票处理速度更快
借助OCR，可以自动处理和支付发票。该软件可以找到关键要素，例如日期，发票号，供应商详细信息，金额等。
OCR软件与AI处理单元配合使用，可以扫描纸质发票并将数据直接发送到集成簿记系统。这是使发票处理自动化的第一步。但是，如果您每月有几百张发票并且有稳定的新客户流入，那么这是有道理的。
在OCR的帮助下处理发票也意味着更少的成本，因为您可以将工作人员重定向到更多的增值任务，并节省低级但耗时的任务。
更好的审计
如果文档是数字文档，则扫描和索引文档将变得更加容易，而外部审核员可以更方便，更全面地访问这些文档以进行评估。使用OCR生成的文档，不再需要在内部邀请审核员。可以将文档上载到安全服务器，并更快地进行深入分析。
此外，将数据数字化意味着可以更快，更可靠地完成文档之间的交叉检查。这也为远程审核以及实时上传旅行证件打开了大门，缩短了报销周期。
将来，至少在初期阶段，我们甚至可以期望AI进行自动审核。  
其他福利
除了这些主要用例之外，OCR还可以为会计公司或部门带来较小的好处。
第一个间接好处是更好地利用了工作时间，可以培养更好的工作投入和对雇主的积极态度。此外，有明确的迹象表明，OCR可以提高生产率，并改善内部团队与外部审核员之间的协作。
其次，减少了人为错误，并提高了数据准确性。
最后但并非最不重要的一点是，这可以提高数据的安全性，因为可以在服务器上对其进行加密并通过用户身份验证策略对其进行保护。用纸质文件很难达到这种安全级别，纸质文件也可能被火或水破坏。
向您的OCR提供者要求什么
由于准确性对记帐至关重要，因此请您的提供商向您显示准确性超过99％的准确性报告。由于GAAP要求100％的准确性才能符合标准，因此您仍然需要使用质量较低的输入文档检查错误。
如果您与外国合作伙伴或客户合作，则发票可能使用多种语言。确保要求您的提供商为您打算使用的所有语言提供支持。
由于用于会计的OCR只是一个支持系统，因此请确保它与您当前的业务工具完美通信。您需要检查连接是否正常且安全。
最后但并非最不重要的一点是，请确保您的OCR系统将支持批处理以提高效率。

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