你可以参考下面几条基本规则。

• 大概扫一眼，问自己，这份材料看着整洁有序，还是会让人头疼？
• 精简内容。应该遵从吐温（Twain）、丘吉尔（Churchill）、帕斯卡（Pascal）和林肯（Lincoln）的睿智见地（“如果有更多的时间，我会把信写得更短些”），或理查德·巴赫（Richard Bach）的至理名言（“好的写作取决于所删文字的力量），并记住内容长度也需要设计。
• 清理杂项。如果你发给别人的一段话中，只有一句是重要的，那就删掉无关的42,000个字。还有，把自动生成的虚线、缩进和各种颜色的字体也删掉。
• 减少硬回车的次数，尤其是在电子邮件里，因为它们会制造视觉噪音。
• 避免大段大段的文字。没有人愿意读。
• 不要弄得花里胡哨。如果你没上过设计课程，那就用经典的字体。一个页面上字体变化不要超过三种，包括字体、字号或字形（斜体或加粗）的变化。不要用下划线。
• 写电子邮件时，选择一种网络界面友好的字体。（比如Arial、Helvetica、Lucida Sans、Palatino和Verdana）这样，收件人看到的邮件显示就会和你看到的一样。
• 打破一些规则。根据传统做法，你可能需要给商业计划书的每一页都填上文本内容，但你也可以找出一页中最重要的一句话，把字号设为36，然后就把这句话放在一整页上。
• 如果你不了解规则，那就要小心。不要随便打破规则，因为你的目的不是要表现叛逆，而是为了达到效果。
• 学会使用抬升式引用。如果你有一长段文字，可以将最重要的句子凸显出来，方便读者很快找到切入点，杂志就是这样做的。
• 学会留空。不要把整页都填满，应该留些空白。
• 一张图片胜过一千字。可以在商业计划书或备忘录中插入专业图片。像iStock这样的图片库就很有用。
• 不要使用俗气的图片。如果你平时有点俗气，那我可帮不了你。尽量不要俗气。想想一套漂亮的阿玛尼黑色西装或鸡尾酒会礼服，与一件世界摔跤联盟的T恤衫，你会怎么看。
• 不要东一榔头西一棒子。不要说着一件事，又想起了另一出，一出又一出，没个完，就好像是个障碍赛场。应该就一件事做出解释，没有其他。
• 小心使用颜色，因为你不懂使用的话，可能会伤害人。安全起见，就只用一种颜色——黑色，而使用灰色阴影会让你显得老练。

如果你忘了所有这些规则，那就记住一点：简单。少即多。好的设计不在于添加，而在于减少。不要弄得花里胡哨，不要过头，也不要噱头。简单和有力并不相互排斥。它们常常是一回事。