管理理论思辨－经理人的一天 难逃12道难题

·         2011-08-19

·         工商时报

·         洪瑞浩

http://life.chinatimes.com/life/130518/122011081900361.html

管理先驱明兹伯格（Henry Mintzberg）近日著书《明兹伯格谈管理：经理人的一天》，阐述管理精义，以下为摘录重点，并建议国内企业经理可行的应用方向。明兹伯格主张，管理既不是科学，也不是专业，而是一种实务、使命。

    　管理者透过经验累积，根源于背景脉络中，需要因地制宜，对整个组织或某个部门负起责任。

    　他认为，有效的管理可视为巧思（远见与创见）、技艺（经验与实务学习）、科学（分析与系统化论证）三要素的结合与整合运用。

    　换句话说，无论经理人个人或管理团队，欲完成精实有效管理，都需有适当的科学观点，以实用技艺为基础，搭配一些巧思才能奏功。

    　网络科技凸显新管理特质

    　明兹伯格认为，管理的基本流程与特质并未随时间而有太多改变，近年网络与信息科技的发展，只是影响管理趋势、工作步调或压力，并未改变管理的本质，反而更彰显以下管理特质：

    　◎管理工作步调紧凑。

    　◎管理活动简短、多样、零碎又干扰不断。

    　◎行动导向。

    　◎喜好非正式和口头的传播。

    　◎偏好横向互动与交流。

    　◎以为可以掌控大局，但其实不然。

    　维持适度的混乱与可控的失序，正可描绘管理特质。

    　明兹伯格以为，管理是人际关系、信息与决策等多种角色的总和，内容涵盖掌控、行动、交易、思考分析、领导、决策等面向；运用并借着信息之助，可以激励团队成员采取行动，达成单位目标。

    　他主张，利用信息的主要目的是达成沟通和掌控的职责，透过充分的倾听、观察、感觉与交谈等行为沟通，并以计划、委派、指定、分配与评估来控管。有效的管理必须保持动态的平衡，根据不同时点的状况需要与压力，扮演内部或对外的不同角色，设法将各种管理面向融入动态的平衡。

    　管理工作多元且复杂，影响管理的因素可大致区分为：外部因素（如文化、领域、产业）、组织因素（如形式、历史、规模与发展阶段）、职位因素（阶级或职能）、情境因素（压力与管理潮流），与个人因素（如背景、任期与个人的管理风格）。

    　管理者可能采用方式也多样化，涵括：保持工作连贯性、对外联系、完美融合、遥控、加强文化、策略性介入、居中管理、从中间往外管理、从旁建议等9大方式，以及暂时的新任管理者、兼职的勉为其难管理与无正式管理职责的非管理者的管理等方式。

    　为了能于不同环境下有效运作，每位经理人有必要融合多种不同管理方式，因地制宜，达成管理目标。

    　12道管理难题

    　管理问题层出不穷，经理人需要深入了解、面对，并因应难以避免的难题，全力协调相互冲突的势力、利益与压力，减低不确定性的影响，设法管理变化以保持确定性与灵活性的动态平衡。

    　明兹伯格分析列举12个管理难题：

    　◎思考难题─肤浅症候群、规画的困境、分解的庞杂。

    　◎信息难题─联系的困惑、授权的困境、衡量的困难。

    　◎人事难题─秩序之迷、掌控的两难、自信的拿捏。

    　◎行动难题─行动的模糊、变化之迷。

    　◎终极难题。

    　完成有效的管理需要什么条件？如何思考并找出有效的管理方法？如何挑选、评估并培育更有效的管理人？明兹伯格的研究结论指出：

    　◎勇气、正直、尽责、好学、自信、深思熟虑、洞察力、开明、包容、人脉、睿智、果断、鼓舞人心、热情、投入、平衡等52项特质，都有助于达成有效的成功管理。

    　但是若过犹不及，不顾现实环境，没有包容、平衡等不同特质的调和，过度的坚持发挥某项特质，有时候也会铸成大错。譬如，美国小布什总统果断出兵伊拉克，却被视为失败的管理。

    　◎失败的管理模式，包括入错行、不适任等个人失败，因为工作本身无法管理、不适合的任务或合作伙伴、或由于组织或外部环境变化导致的工作或搭配失败，以及因为过于自负或超出能力的成就失败等。

    　◎健全的管理组织，需要由个人活力来驱动思考、主动、分析、练达、合作等5个管理思维，并由社会整合融和这五个维度，构成用来思考管理效用的完整架构。

    　◎挑选有效的管理人要依据需要的特质，也要仔细辨别并判断候选人的缺陷。评估衡量管理效用需评估管理者个人与整个单位的绩效、对整体组织的影响，更要以传统的判断力辅助评量结果，做出审慎合理的综合判断。

    　◎管理要从工作中学习，从各种经验和挑战中磨练进步；培训有助独自或团体思考分享，强化经验；管理培训目的是要应用学习成果，以影响组织朝正面发展；管理培训应该依据管理本质加以规画，激励管理人努力发展自我、组织与社会，保有正常健全的情感，并持续维持机灵与清醒的头脑。

    　经理人的任务和特质

    　与明兹伯格类似，现代管理学之父杜拉克（Peter Drucker）认为管理是一种实务，主张管理的3大任务为管理企业、管理经理人、管理员工及工作；经理人的任务为辅助上级完成整体目标、确认自己单位的目标，规画为实现这些目标所需工作，确保部属理解并能有效执行任务，然后针对执行绩效适当奖惩。

    　组织学习专家寇夫曼（Fred Kofma）则主张，经理人应以7项特性（负责到底、正直、谦虚、坦诚沟通、建设性协商、完美协调、卓越的情绪掌控），自我学习并培养员工，以建立成长的企业文化，协助达成企业目标。

    　有些不同的是，欧洲管理大师马利克（Fredmund Malik）强调，管理绝对是门专业，人人可以3项管理要素（任务、工具、原则）加以训练，取得有用的管理知识，成为有效的经理人。

    　总结来看，管理虽不简单却很单纯，且需要更幽默、更敏捷、更有弹性。想成为有效的企业经理人，应该尽力保持清醒的头脑与个人活力，从实物学习中认真体验与应用，努力发展自我分析思考、通达、合作、主动与整合的能力，设法激发组织成员潜力，并促进组织改革与健全发展。

    　即使过程中，可能面对复杂多样的管理情境与难题，还是可以持续保持动态的综合平衡状态，成就有效的管理。

    　（本文作者为新涌科技公司管理顾问）