序言
本小说仅供内审、内控人士学习、参考使用,切勿用于商业用途。
案例均来自年光男人的《我的内审生涯》和《我的内控生涯》,如内容有雷同,实属巧合。小说的案例部分中的主人公的名称均为我虚构如有雷同,实属巧合。
内审头五年的大致思路,如果用20个字来总结就是初出茅庐、略有小成、大有涨进、按步就搬、大业可成。
初出茅庐:内部审计职业前景、内部审计部门建设、八大循环的常规审计
略有小成:离任审计、效益审计、舞弊审计、信息系统审计等非常规审计、4S店内部审计、商业地产内部审计、物流行业内部审计
大有涨进:安排审计行程、选择跳槽的选择、撰写审计报告、进行doa(授权管理)及coc(企业道德管理)管理、
按步就搬:内控体系简介、内控体系搭建、内控自评
大业可成:搭建内审信息化平台、信息平台维护
以上这些我都经历过,所以在每部分后面,我将与大家分享一些生活中或者工作的一些有趣案例。
本小说的版权归专业看凭证所有,如需抄袭其内容,作为案例或者培训教材使用,请邮件告知作者。
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专业看凭证
第二节 审计部的发展阶段
Long long ago,有个老板谈了谈他的爆发生涯,拿出来与各位分享。
一次在白马酒店酒足饭饱后,一个认识的老板,姑且称之为吴一栋。喝多了,喝多了就开始吹了:老郑啊,你这几年老是跳来跳去,还只有那么点钱,不如出来和我一起做吧。别看我就读过几年小学,这几年做做工程,每年起码这个数。
40万?
再猜?
400万?
嗯。在松江房子都买了好几套。
这几年,你怎么发财的?
我第一年做清包工程(就是甲方单位出材料设备,乙方出人力),赚了20多万。这些钱我都自己拿着,连老婆都没告诉她,因为自己能管住。第三年自己买设备,不做清包了,那年赚了100多万,心想这就告诉老婆,顺带让老婆去读个会计证。哪个工地要多少钱,花了多少,老婆都管着,心里也放心。现在自己开了个公司,一年好几个工地,自己老婆光是管花多少是不行了,现在花4000多块钱请了个会计,也没多少工作,就1个月来2天。
内审部的发展和这个老板对财务的观念一样,往往是公司发展到一定时候的结果。摊子开得太大了,不知道下面的人干得怎么样,把公司的钱花到哪里去了。这时,老板就需要一个帮他通风报信的部门。如果只是夫妻老婆店,也没必要设置这个部门,老板自己掌管着。另外一个是目的是IPO上市的需求,这个捣江湖的居多。
内部审计部门新建立的时候,不是像某些人所说的不是大刀阔斧进行审计,或者是从网上down一套底稿,对着一套外审的底稿,做个穿行测试,再搞个实质性测试。这个时候,审计的方向还是先与老板进行沟通,明确审计部的作用后,做专项审计为主,最好采用全查的模式。在1-3年的部门新建时期,一般采用费用审计以及舞弊审计,之后根据审计发现来规范公司的制度,查漏补缺。这时内部审计部的工作的目的主要是建立内审部门的威信,形成部门的绩效,另外也让其他部门知道内审部是做什么的。而并不是所谓的财务差错检查。如果只是为了解决账务差错,炒掉原来的财务,多花点钱招个新的就可以了,没必要设置一个新的部门。
在内审部设立2-3年后,主要做些什么?
内部审计工作除了一般意义上的审计,还应该有的咨询管理工作。而很多公司在设置内审部门的时候,在内部审计章程里,往往将咨询管理职能疏落掉。
可以说在一个新成立的内审部门,在通过逐渐规范公司制度和作业流程的时候,一般意义上的舞弊审计或者财务帐务查错审计发现的问题会逐渐减少。而此时内部审计部门负责人还是寄希望于例行审计,这时往往将审计工作变成制度流程检查,无法体现出应有的绩效,这就是一般审计部发展到第三年或者第四年的时候,出现的瓶颈。
怎么办,怎么解决这种情况?
这个时候,有人就会提出管理导向审计或者风险导向审计,这类忽悠傻子的概念审计。
管理导向审计不过是内部审计工作中的一部分,而风险导向审计不过是将原来的关键控制点反说,只不过是1个关键控制点对应了多个风险点,实质上没有重大区别。
拿睡觉打个比方吧。
标准作业流程:晚上11点,老郑穿上防滑拖鞋走进自己家的浴室,用佳洁士牙膏刷牙,然后用硫磺皂洗个澡。洗完后,用吹风机吹干头发,干毛巾擦干身体,穿上睡衣。回到床边,使用挪鸡鸭XXX手机发了个短信给琴儿,之后关灯,钻到被窝里睡觉。
异常流程:如果家里停水,则选择去旁边的澡堂洗澡,流程进入外出洗澡流程。
比如,发现了一个异常现象,今天怎么没发短信给琴儿?
正常审计:一、老郑没钱了、手机停机了;二、老郑,手机没电了。为什么会停机?为什么会没电?这种异常情况会产生什么后果过。通过什么手段才能改善。这就是个正常的审计思路。在后期的案例分析的时候,我会一直不停地提到这种审计思路。
管理导向或者风险导向审计:短信给琴儿,不发短信的风险在哪里?不准时发的风险在哪里?本来发给琴儿的,结果发给垃圾了,风险在哪里?好风险分析出来,之后评价一下,哪个风险高,哪个风险低,之后选择风险规避,风险接受等控制措施。说白了,就是玩个文字游戏。
其实这两者本质都一样。
让我们回顾一下,这三年的内审工作的实质是什么?
对了,是事后审计,也就是说在所有事项都结束后,我再来复核一下。所以明白了对吧。
所以这时候开始就是需要增加coc和doa管理,或者增加事中审计的工作。这个在第三部分进行,我这里是稍微提及一下。
如果用20个字概括内审部的发展,那么就是:建章建制,招兵买马,攻城掠地,韬光养晦,大业可成。
建章建制:建立内审规章和内审制度
招兵买马:招聘一些具有3-4年内审实务工作经验的,而不是外部审计事务所的。
攻城掠地:进行舞弊审计、资产、费用审计
韬光养晦:进行doa和coc管理、常规审计。第三节 审计部组织架构
审计部的组织架构按照汇报的对象分好几种,有挂在总裁下面的、监事会下面的、财务总监下面的、董事会下面的。
不推荐进入财务总监下面的。因为财务部与其他部门是同级部门,而财务部与其他部门是同级部门,审计部是二级部门,往往为后期的审计工作带来很多不必要的麻烦。
作为审计部,按照职能来划分,一般分审计总监一名、审计经理一名、审计主管一名、审计专员3-5名、审计文员一名。
如果是小型的公司,一般设置为审计经理一名,审计员一名。
基本上一个审计部需要最低2个以上人员。并不是说一个人不能审计,而是一个人的审计部容易在设立后夭折。
按照审计人员的技能分,一般分财务审计、工程审计和运营审计。
按照公司类型分,在连锁百货公司,往往在各子公司设置一名审计人员。其主要工作职责就是根据总部审计的要求,每月对特定项目进行查核。这个审计员一般由财务部的财务主管及类似职能人员担任。
审计员一般为工作经验0-3年,审计主管为2-3年,审计经理为5年工作经验以上。审计总监起码在8年以上类似的工作经验。
审计员的主要工作职责是:进行审计作业,填制和整理审计底稿。
审计主管的主要工作职责是:制作审计方案,汇总报告,审核审计报告,辅导审计员进行审计,与被审计部门沟通审计发现。
审计经理的主要工作职责是:编制年度审计计划、安排月度审计、复核。
审计总监的主要工作职责是:规划审计部发展方向,与董事会或者类似职能机构汇报审计部的工作绩效。
现在不专业的HR太多了,一个审计员刚的招聘要求里面就写“需要帮助建立整套内控体系”。
这是招人么。
还不如花50万请事务所做一套,过证监会那是肯定可以的。
单次审计作业,一般由审计经理、审计员组成小组进行作业,一般一个小组为2-4人。当然不排除个别人能力特别强。
第四节 得到录用通知书
3.1 如何做前期调查
作为刚毕业的大学生在投简历的方式上,除了参加校园招聘,还有网上海投、专业审计论坛网友介绍的方式。
先谈谈怎么接面试通知?
在你接到面试通知的时候,除了记录面试的时间、地点和面试对象,可以通过与面试通知人的进一步的沟通来了解更多信息。
不妨尝试问一下下面几个问题:
(1) 审计部的组织架构设置,是设置在财务部下面,还是直接挂在总裁下。
(2) 审计部现有成员数量和审计部成立时间。
(3) 审计经理是男的还是女的,是否曾就业于会计师事务所。
当然这三个问题,是有目的的。作为刚毕业的学生,想要从事内部审计,应该去内部审计部已经成立至少2年以上的公司,原因是内部审计还真是需要有师傅带的,一个有丰富内审经验的人带你,胜过自己瞎琢磨。
审计部的组织架构设置在财务部下,这样设置的审计部的审计的范围会有限制,在审计问题的最终改善也有所限制。
为什么这么说?
因为首先财务部与其他部门是平级部门,而审计部是财务部下属的二级部门,所以权限就比被审计单位低一级。
俗话说,官大一级吓死人,其实在企业里也是。
另外,建议刚毕业的大学生避免去一些纯粹为上市,而招聘了四大的人做审计经理的公司。不是说事务所的人不专业,而是因为会计事务所的审计工作与内部审计的理念与做法存在很大差异,事务所的人缺少的是实务经验。内部审计不是光靠发现问题说明有多严重。内部审计除了发现问题,还应提出确实可行的改善方案,在这一块就需要有丰富的经验,而不是忽悠的本事,提出来的解决方案必须具有可操作性。
在得到面试通知后,接下来要做的就是去网上找与该企业相关的信息。
(1) 已经去过该公司面试或者笔试的人员的体会记录。这些可以通过专业的应届生网站找信息,如www.***.com。或者是大学城论坛、学校的网站。
(2) 公司业绩情况,将来的发展前景:如去巨潮网或者公司网站,通过简单地查看资产负债表和损益表,了解该公司的去年的业绩。
(3) 公司的福利待遇,工作氛围:百度贴吧,分智网。
比如通过财务报表的分析,发现盈利是负的,或者在百度贴吧等负面消息比较多,那么在面试的时候就要注意到这个问题。
记得有家在深圳的研发公司,在笔试题目就写得如果公司对你罚款你会怎么认为。网上一查,这个公司居然有100多条罚款条列,连吃饭餐巾纸多用、饭剩下了、办公桌子上有食品的都要罚钱。这种公司文化的自以为很彪悍,其实人员流失率很大,所以不去也罢。
其实做这些调查的目的只有两个,一个是通过笔试面试,第二个是是否要接受这个录用。而是否接受录用则分两块:公司提供的福利待遇以及公司的工作氛围。
福利待遇意味着你可以有多少钱,有多少可以休息或者旅游的日子。如你住房需要1000元,工资只有2000,那么这种待遇一般不会去接受。如果接受,那就是第二种因素。
工作氛围如同事、上下级关系,企业文化等。
记得之前有个事务所出来的,白天干活的时候,嘻嘻哈哈。快到下班时间就说,今天我们加下班吧,一加加到11点。这种做给老板看的表面现象有什么用。
记得有家台资企业,需要你会唱旺旺歌,每天要做旺旺操。有的是上下班需要通过电子检测,还有搜身。有的是周五需要穿很难看的T恤。
千奇百怪的企业文化啊,真受不了,能不能正常一点。
3.2 如何应对面试
面试除了面试人的知识结构与人际沟通与职位的匹配程度,还会面试你的职业发展目标。在与你将来的老板面试的你时候,需要储备一些内控、内部审计、会计方面的知识。这里推荐基本内部审计的入门的资料,这些资料非常容易理解。
内控的资料:18个内部控制指引、财政司对指引的解读
内审的资料:索耶审计学、舞弊检查
会计的资料:会计上岗证的基础会计
当面试结束的时候,如果面试的人说,“我们将在一周内通知你面试结果。”或者“我们还有其他应聘的人需要综合考虑一下。”。这说明你没戏了。
内部审计面试题目汇总
内部审计就业误区:
1、 酒店里的日审和夜审是内部审计么?
酒店里的日审和夜审主要做的工作是日常数据的汇总工作,如住宿酒店的客人在水吧消费了哪些吃的,在浴室用了哪些保健用品等等。所以从这个角度来说,日审和夜审就是数据汇总员。
2、财务部里面的稽核是内部审计么?
财务部里面的稽核主要是对财务核算及入账凭证做复核,比如费用会计做的帐做错了等等。有点类似于内部审计,但是局限于财务入账审核。
3、连锁百货企业的门店督导是内部审计么?
门店督导主要是对门店销售做培训和维护门店的外观形象。比如测温度、色差,公司标识,柜台是圆形的突出尖状的等等。
4、保险公司的金融分析师是内部审计么?
保险公司的后期支持部门什么都不缺,缺的就是卖保险的。其实很容易识别,通知你面试的时候,你一定要问一下在什么网站看的信息,具体的岗位名称叫什么。如果含糊不清的,就是卖保险的。
5、ISO内审是内部审计么?
ISO内审是内部审计的一种,偏重与生产管理。这个内审是有专门的iso协会来定期检查。企业里面的iso内审员,主要做的工作就是管理iso文档。
6、职位进行了变更?
面试通知人在通知你的时候,说内部审计这个职位已经招聘满了,还有其他职位是否考虑。说将来职位空出来了就可以转过去。
这个其实我不大建议去面试。往往这个职位的发展前景和机会都比较差。第五节 如何快速适应
先让我们熟悉一下什么叫内部审计,主要做什么工作。
好吧,先看一下cia的正规定义:
内部审计是一种独立、客观的确认与咨询活动,旨在增加价值和改善组织的运营。它通过应用系统的、规范的方法,评价并改善风险管理、控制及治理过程的效果,帮助组织实现其目标。
这个概念比较抽象,现在,你只需要知道有这么个定义,在本小说的后期,通过实务作业,你就可以理解这个概念的定义。
在熟悉内部审计的概念后,怎么来快速适应内部审计工作。
对于新人来说,熟悉内部审计工作,最重要的不是审计底稿也不是内审手册,而是尽快熟悉工作模式。
所以有2个东西是必须要最先熟悉的,第一个就是公司的SOP,标准作业流程。第二个就是审计部已经形成的审计报告和审计底稿。
为什么需要熟悉这两个?先让我们来了解一下内部审计的作业模式。
第一条为什么要看sop,看工作底稿不是更好么?
内部审计的工作模式就是:将实际作业情况与标准进行核对,核对之后形成异常的情况,将异常的情况进行分析,分析产生的影响,之后分析作业人的动机是失误还是有意作业。最后就是根据公司的作业标准,提出相应的改善建议。
所以对工作作业标准的一个充分认识是你今后进行内审工作的前提。
第二条前期的审计报告的阅读非常重要。
(1)因为审计报告是经过审计经理及审计总监复核后的成果。通过这一块的学习,可以熟悉你的领导的写作风格和写作习惯。因为审计的最终成果都是就是形成书面的审计。通过使用你领导习惯的词汇和描述方式将对你的审计发现的撰写的通过有很大帮助。不然领导就会和事务所的那些人一样,给出你一个一个Q,之后你的任务就是去消Q。其实消Q的很大一部分原因是你的写作方式不适合老板的阅读方式。也不是说拍什么马屁,而是采用了“自己人”的作业模式。让老板读他喜欢的方式。
老板本来是个上海宁,早饭就是喜欢泡饭加个腌菜的,就不要强行说服老板吃大饼,尤其是大葱大饼。
(2)通过对审计底稿的阅读,可以熟悉审计思路和模式。因为通过内审手册之类的学习,只是学习了审计套路。而且很多公司的内审部往往只是将空白的审计底稿,汇总了一下就形成了内审手册。并未将每个审计作业的审计方案进行单独归类和整理,这也是导致很多内审新手,无法很快上手的原因。因为审计方案在撰写的时候,往往将本公司的专业术语给加上去了。如果不是专业人士很难理解。如台资企业喜欢把凭证说成传票,如果没人说过或者去查过百度,就很难理解。
在熟悉了对你来说非常重要的2个资料后,我们再来学习其他资料。
再下来是对内审部门的资料的整体学习。作为内审部的资料,一般有内审章程、内审制度。
内审章程是告诉其它部门,内审是干什么工作的,有什么权利。而内审制度是告诉本部门的人该做什么,怎么做。
当时在第一家单位,将公司所有的sop打印出来,装订成了一册,一共1800页。看归看,但是在实际内部审计作业中,可以称得上是作业标准的,还是蛮少的。
那是纯粹欺负新人的。
刚才谈到的是对内审工作的知识、技能的储备。接下来是内审工作经常会涉及到的内容,就是出差。
出差,如果你经常旅游那无所谓,如果未出过差,那么需要注意什么。
作为出差,可能会乘飞机,一般你在办理登记手续的时候,地勤会问你,需要什么样的座位。如果你乘坐的是小飞机,建议你一般选择靠近前排走道或者紧急出口的位子。
记得一次在哈尔滨,晚上下大雪,飞机还晚点了。10点多起飞的,是春秋航空的小飞机,一路颠簸的,差点就剩下给小董写遗书了。
出差的时候,日常用品,多带几件内衣,宾馆洗衣服非常不方便。当然如果公司可以给你报销洗衣费是无所谓的。
另外就是,在当地的报刊厅买便宜点的IP电话卡。主要是打电话给自己的女朋友用呗。
其他是无所谓带什么的。
新人入门误区:
1、自持名校毕业,鄙视你的主管,认为主管不专业。
这个很可怕,为什么,如果没能力,你的主管的老板会提拔他么。所以肯定有一部分是你现在无法达到的能力。
2、自以为记性好,审计主管交代的工作,未放心上。
由于审计主管,已经习惯了部门的思维方式,所以说话做事就比较简洁,所以在接到任务后,一定要重新一下工作的重点。一方面主管可能有部分未交代,另一方面是自己可以获得更多信息,免于出错。
第六节 八大循环简介
八大循环是台资企业对内审审计内容的一个划分,具体来说应该包含如下八项,我这里略微介绍一下,具体如何编制审计方案,进行审计作业详看第七节。
1、货币资金审计循环(融资循环)
2、采购付款审计循环
3、生产审计循环
4、销售收款审计循环
5、固定资产审计循环
6、人力资源审计循环(薪工审计)
7、存货仓库审计循环
8、投资循环(或者成本费用循环)
这八大循环适用于商业企业、生产制造企业,不适用于电子商务、金融类企业。
其他类型审计,如离任审计、经济效益审计等,将在第二部分进行说明。
第七节 八大循环之货币资金审计
货币资金审计,往往是内审新人接触到的第一个工作。那么货币资金审计应该包含哪些内容,该怎么做货币资金审计。
货币资金,涉及的主要财务部出纳的工作,具体包含的内容有三个现金、银行存款和票据。
现金:分两块一块是库存现金,一块是备用金,一块是暂借款。
库存现金:为出纳用于财务部门的日常支出,满足出纳日常2-3天日常费用支出即可。超过库存现金上限需要缴存银行。
保险柜内存放过多的现金,主要风险是存在被盗的风险。
保险柜内一般只存放空白票据和库存现金。
备用金一般用于部门的日常使用,一般涉及部门为食堂收银部门、采购部门、司机部门、市场部等。年底需要清零一次。
暂借款一般用于临时的支出,如采购活动、企划活动、出差、交际等。需要在活动结束后,通过发票进行报销处理。
银行存款:银行存款、银行预留印鉴、银行存折
银行账户的开立、销户需要审批。子公司开设银行账户一般需要母公司的授权。长期未使用的账户需要销户。
举个例子吧,公司为了方便收取销房款,就开立了多个银行账户,而转为商业地产后,并未将之前开立的账户进行销户,而是转给了商业地产公司。怎么处理。我当时给的理由也很搞笑。因为事务所对银行账户要进行函证,而这个函证费为130元,是需要被审计单位出的冤大头费。网上银行一看不就知道了,非要函证。时代在进度,事务所的审计还是在手工帐。我就把闲置的账户统计了一下,算了个需要的总函证费。老板一听,一年要白白浪费1000块钱,而且前3年已经浪费了3000多了,关掉关掉,不用的账户都关掉。
银行存款管理:主要涉及到银行余额调节表和对账单。
银行对账单:银行对账单在次月的第一周就可以从银行获取。正规的银行对账单一般有银行的业务部门章。所以如出纳伪造银行对账单,盗取公司存款。这种情况只能说明,这个公司的财务基础忑版了点。为了规避这个常规的问题,所以开始由会计来进行银行余额调节表的编制。银行对账单也不得由出纳接触。
银行余额调节表:是根据出纳的银行日记账和银行提供的对账单进行编制的。由于银行的回执未及时获取或者是企业提前结帐,往往是对账单期末余额与银行日记账不一致的原因。
提到银行存款,所以一般会涉及到银行预留印鉴。银行预留印鉴一般为2个印章,公司公章和法人代表私章。公司公章的刻制需要去公安局备案。
银行存折,一般涉及到利息的计提。
票据:主要以商业票据为主,涉及到应收票据和应付票据。
公司使用的票据一般要设置票据领用登记簿,需要按照票据的银行和票据性质,对购买回来的票据按序进行登记。再领用时,按序进行领用和登记。不得跳号使用,写错需要作废。
应收票据。这个会涉及到票据备用簿,登记所收的票据。票据会涉及到背书和贴现。
现在贴现比较少,为啥,银行将贴现利率提高到了15%。
背书简单点,就是我向A买了东西,但是没有钱。怎么办,刚好B买了东西,但是没给我钱,给了我票据。我在票据后面盖个本公司的公章,交给A。这样,我就不需要交钱给A了。但是如果A到银行将票据进行承兑(让银行给钱),无法承兑,那么我还是有责任的。
好了,货币资金基础知识介绍完毕。接下来,我做了一个通用的货币资金审计方案或者说审计程序,在你没有相关知识的技能下。你可以按照这个来作业。
说明一下,货币资金审计分内控货币资金审计和一般内审审计,关于内控部分将在第四部分提供,所以这里只提供内部审计部分。
待撰写:货币资金审计方案
看来在你进行了这个审计之后,发现了蛮多有趣的异常情况。现在我们来看一些货币审计常有的问题。审计问题发现汇总,我按照性质的严重程度划分为三类,一般、严重、非常严重。这个审计问题发现汇总表,将来会在第五部分内审信息化里面涉及到。
待撰写:审计问题发现汇总
之前介绍的都是一些正常的例行货币资金审计的思路,再来看一些有趣的货币资金专项审计案例:
货币资金审计案例一:乐客多超市收银舞弊案例:
该案例的作业手法与乐购金山、古北店、镇宁店的舞弊手法类似。不妨来分享一下。
Tracy,一个新进某超市的财务主管。
货币资金审计报告样式待撰写:
第八节 八大循环-采购付款审计
作为单个循环的审计,应该包含管理层、业务层和操作层。
管理层是指:
业务层是指:
操作层是指:
还涉及到资金流、信息流、实物流等
资金流:
信息流:
实物流:
采购一般分年度采购预算(全部归到内控中的预算管理,这里就不涉及了。)采购申请、供应商的管理、合同签订、订单管理、比议价管理、验收退货入库、收发票付款。
另外涉及到金额大的采购会有招投标管理。
如果是在外资企业,流程用代码是这样的:PR―PO
先来熟悉一下每个作业的主要内容。
待撰写:采购付款审计方案
待撰写:审计问题发现汇总
采购审计案例一:XX子公司小冰箱采购舞弊案例:
第二部分 略有小成
在你第一年的时候,你熟悉了一般的例行审计,在第二年,我们来学习一下特殊类型的内部审计。
第三部分 大有涨进
第一节 该跳槽么
有了内部审计两年工作经验,公司内部晋升无望。怎么办,是不是蠢蠢欲动。先让我们来做一个SWOT分析,分析一下,你2年内的内部审计工作主要学到了什么。
优点:熟悉各种内部审计模式
缺点:无管理经验
机会:年轻
威胁:无证书,出差太厉害。
其实跳槽的主要目的是为了。怎么可以算得上是较好的跳槽。这里就要拿出我们王子姐姐的语录了。
跳槽的决定条件:
1、工资增长为现在的150%-200%
2、职位上的晋升:这里所指职位上的晋升,并不是有些企业挂羊头卖狗肉式的招聘。
3、工作环境:
如果三条都满足了,好,这就是一个比较好的跳槽。
第四部分 按步就搬
第一节 说明
为什么将内控体系的建立说为按步就搬。
XXX待撰写
作为小说里你可以见到18个指引对应内控体系的搭建,而不是我在论坛里那么偷懒了,就写个销售或者固定资产做做样子。我这里的内控体系的搭建适用于生产制造业,其他类型的公司可以仿造其作业。如果要我按照国有企业、ZF机关、企事业这种模式,再按房地产、金融、服务业的行业类型来写,就饶了我吧。我就这么半瓶水。
第二节 基础概念篇
在这里,你将熟悉,内控体系具体是什么,建立内控体系需要解决的误区以及内控体系建立的作业流程。
1、内控体系建设涵盖哪些东西,主要内容是什么?
国家要求上市企业建立的内控体系是保证财务报告真实性而要求建立的体系,所以具体内容与外资企业的sox404体系差不多,就是对现有的会计科目的真实合理性的检查,但是涉及到了这些科目的前端作业部分。
具体来讲整个内控体系应涵盖如下几个文件:内控手册,风险数据库,内控评价手册。
内控手册为每个作业流程的描述,内容含流程描述、流程图、授权说明、岗位职责分离、运营分析等。
风险数据库是作业可能导致风险的现象描述的汇总。所涉及的风险一般指导致公司资产不安全,作业内容不合规合法,运营效率效益低下,财务报表数据不真实等。
内控评价手册具体含三部分,第一部分检查制度设计合理或者文档的齐全性,第二部分检查控制过程,第三部分检查会计账务处理控制。
2、内控体系与ISO质量体系有什么区别和联系?
目的不同:内控体系是以会计报告为主要目的,而ISO质量体系是以产品质量为主。
控制活动不同:在现阶段五部委提供的18个指引来看,内控体系缺少对生产过程控制;而ISO质量体系则以产品质量为主,涵盖产供销价值链,但是缺少会计系统控制。
涉及部门不同:在ISO体系内不存在财务部门,以研发、生产、采购、销售部门为主;内控体系几乎涵盖公司各部门,因为有句话说得好,只要是企业在运作的,其最后的运作成果就是财务数值。
要求不同:内控体系是国家强制要求,而ISO只是产品运营体系的一个认证,非强制要求。
3、内控手册与制度有什么联系和区别?
内控手册关注的是目的、适用范围、职责、流程、流程图等。
制度如果详细包含了如上内控手册这些内容也可以称为内控手册。
总的来说,对于制度完善的企业,他的制度涉及的范围要大于内控手册。可以举个例子,国有企业中的如工会管理制度、接待招待制度,不属于内控手册涉及的范围。
4、内控体系的控制活动的业务流程如何划分,如何做到将各业务流程进行涵盖?
最简单的第一步就是拿到组织架构图,之后看到是否是以事业部为编制的。
如果是以事业部形式的,则是事业部的名称作为一级流程,事业部下属的部门分为二级流程,如果下属的部门涵盖多个职能则划分为三级流程。如销售事业部,则销售循环作为一级流程,下属的商务部负责订单处理的则作为订单处理作为二级流程。如商务部有两个功能除了订单处理还涉及到销售货品的备货计划制定。则订单处理作为二级流程,订单处理和备货计划制定作为三级流程。
如果不是按照事业部编制的,则可以拿到人事部门提供的部门职责说明书。然后将同一个作业下的,进行合并,形成一个循环。
5、 单个作业流程具体怎么描述,怎么将业务流程所涵盖的信息进行归纳处理?
作业流程就是描述一个为达到特定的价值目标而由不同的人分别共同完成的一系列活动,简单地说就是为了什么结果做了什么动作。一个完整的作业流程应该包含6项内容,具体如下:
流程控制人:参与到作业流程中的人,具体描述的时候应注意该控制人所涉及的部门及岗位具体名称。比如,销售部部门经理,资产管理部专员等,为具体的部门及岗位名称。
控制频率:作业的时间间隔控制。如:每年一次,每天,随时等
控制活动:流程是如何作业的。如:内控部的内控专员通过登录OA系统,并在OA系统内填制资产购置申请单,提交部门经理审核。这就是一个单一的控制流程。
控制痕迹:作业完成后形成的书面痕迹。如:审批的呈报、采购申请单等
控制方式:系统控制还是人工控制。如手工填写,通过OA系统申请或者通过ERP系统申请
异常控制:授权体系外的作业流程是如何控制的。
为了方便你的理解:我再做一个非常简单得例子供参考。
超市客服处对会员积点兑换控制流程。
流程控制人:售后服务部的客服专员,客服主管
控制频率: 客户不定期来兑换会员积分。随时控制
控制活动: 客服专员根据会员要求兑换相应的赠品,同时在会员系统内扣除积分,并在XX赠品台帐内要求客户签字。
控制痕迹: 形成扣完积分的积分表和留有客户签字的赠品台帐。
控制方式: 兑换的系统积分由XX系统内扣除。
异常控制: 异常控制可以按照与实际正常作业流程不一致可以刻画很多:积分不够,如客户要求加钱补足积分,则客户专员需得到客服主管的口头授权,在收取钱款后并在赠品台帐做书面说明。或者对于兑换积分大于XXX分的,则需客服主管的签字审批。
总的一句话:客户不定期对积分进行兑换,提出兑换的物品,售后服务部的客服专员在XXX系统内扣除积分,同时手工登记赠品台帐,在客户签字的情况下,将赠品进行赠送。如积分不够,如客户要求加钱补足积分,则客户专员需得到客服主管的口头授权,在收取钱款后并在赠品台帐做书面说明。对于兑换积分大于XXX分的,则需客服主管的签字审批。当天营业结束前,客服主管需要对赠品台帐和积分兑换系统进行核对。
6、内控体系建立的流程是怎么样的?
大致的作业流程是这样的:
(1)组织架构:先建立内控小组,为了使内控体系得到有效落实和贯彻,所以内控小组的组长最好是总经理或者董事长。主要的作业人员最好是公司的内审部门或者新建的内控部或者风险管理部,如果没有此类部门则最好选一名懂财务的,如财务主管,另外加一名懂业务的作为内控小组的主要作业成员,最好另外辅助2-3名人员。
(2)业务运作:总经理或者董事长开内控项目启动会,同时主要成员讲述内控系统的作业和具体要求。会议结束后,内控小组给各部门提交部门的制度,内控小组完成制度的对标和梳理工作。各职能部门限期内提交流程。内控小组根据内控指引对现有的作业流程的描述进行评价,同时开展小组会议对各职能部门未设置的流程及有缺欠的流程进行优化重组。内控小组根据谈论完毕的各流程进行内控手册的编制和流程图的绘制,最后形成内控手册。由总经理授权下发。
(3)内控小组等类似部门不定期进行内控评价,并根据各职能部门的变化对内控手册进行优化等。
7、如果业务部比较忙,无法绘制作业流程,那访谈怎么做?
首先编制访谈计划,需要提供给部门接收访谈的人员一个访谈提纲。
访谈一般安排2个人,1人访谈,1人记录。记录人不要求将每句话记下来,只要将讨论的主题,以及讨论的结果记录下来即可。
访谈的时候,先讲明不是来指责部门的作业流程的缺失,而是主要是完善和建立内控体系。访谈的问题主要围绕作业流程进行,而不是扯淡的问,风险在哪里,然后让部门自己说风险。
8、流程图怎么绘制,采用什么软件?
一般选择微软的visio绘图软件或者smart draw 绘图软件,这两者的区别是visio看上去比较正规,而smart draw 比较好看。
9、作业现场是否需要绘制流程图?
最好绘制流程图,因为在描述整个流程的时候,如果不绘制流程图,可能看不到什么遗漏。最好访谈完毕,直接将流程图绘制,之后与业务部门进行核对。
10、如何完成制度对表的工作?
制度对表的工作一般可以在进场后的或者访谈结束后,当场完成对制度的评价。制度的评价主要的风险点为:流程描述不清楚或者缺失,岗位职责人或者控制部门不明确,岗位职责未分离,异常流程未描述,控制痕迹或者流程的表单未明确,控制频率未明确,未体现控制方式。(即未描述存在手工或者系统控制。)
11、如何完成风险点的汇总
现场的风险点的汇总,不是访谈人说什么风险就是风险点。而是根据访谈人提供的风险点提示,内控人员通过系统或者会计凭证等书面资料核实完毕之后再归纳汇总至风险点。而且在完成风险点之后最好与被访谈人员再次作风险点确认。
12、如何完成风险点的报告?
风险报告主要是对现有的流程的分析,所以可以按照事业部进行划分或者按照之前划分的作业流程进行划分,之后将事业部涉及的流程综述,之后对各流程进行评价。而不是一堆风险点的堆砌。
作为公司的老板或者部门的主管,更关注于整个作业的管理,而不是细节点的部分。
13、内控检查与内审的区别和联系在哪里?
内控检查的主要目的是建立和明确完整的作业流程、流程中的岗位职责、授权审批、保留书面控制痕迹。所以内控主要是流程稽核,主要的关注的地方就是控制点有没有建立。
内审的主要目的是保证业务事项的真实合理和提高运营的效率效益。所以内审的作业模式可以通过分析复核、重复计算、访谈等多种手段,核实业务事项是否真实合理。
简单的说,就是。内控是检查你吃饭的顺序,如先吃菜再吃饭或者先吃饭再吃菜。内审就是检查吃法好不好,对于胖人吃大量的肥肉,可以建议减少摄入量。
14、内控带来的作用在哪里?
内控带来的作用,按照书面的意思是提高运营层面的运营的效率和效益。简单点就是解决部门与部门之前扯皮的情况,明确各个作业的职责的归属。
15、是否有必要请事务所或者咨询公司来帮忙建立内控体系?
没有必要。内控无非就是将一个作业进行贯穿,如采购环节提及的集中采购,就可能涉及到招投标小组、公司管理层、仓库、采购部门,只要将其所涉及的有关这个采购的部门进行汇总整理即可。
第三节 体系建立篇
在这里,你将熟悉每个控制活动所涉及的每个流程应该做的内控要点以及关键控制点的描述。由于涉及的内容较多,我这里简单的作一个销售模块的内控体系建立,其他模块的建立可在模仿的情况下,分别建立。
1、销售模式的确认
一般销售的模式分如下几种,正常销售、国际贸易、团购,涉及到酒类或者其他制造业会涉及到品牌销售模式。
这里解释一下品牌销售模式,即允许被授权商生产与自己相同的产品,贴自己的商标和品牌,收取品牌或者商标费的一种作业模式。
2、正常销售的流程划分
由于正常销售可划分为单次销售或者通过订货会或者其他模式先签订框架合同这种销售模式进行作业。其实这提到的可以将其作为一场流程进行控制。
一级流程:为销售流程。
二级流程:可以划分为销售定价、信用管理、合同签订、订单处理、备货处理、发货签收、收款入账处理、开票管理、应收款管理等。
三级流程:其中销售定价流程可以划分为年度销售定价流程、中期价格变更或者临时价格变更流程。其中如果是系统控制,则需要明确哪个部门的什么岗位在系统中进行价格的录入和变更,最后由谁来审核。
信用管理流程可以划分为客户准入评价流程,不定期评价流程及信用政策调整流程。由于这一块基本上很少有客户在进行作业或者处理,所以在调研流程的时候,可能客户不会提供该流程,所以在编制内控手册的时候,需要做好与客户的随时沟通。
合同签订流程可以划分为合同起草、审核、盖章和保管作业流程。
订单处理流程可以划分为正常订单处理流程,订单取消流程和逾期未处理订单流程等。
备货处理流程可以划分为下发货通知单、物品调配流程和物品调配不足流程。
发货签收流程可以划分为发货单制定流程、物流选择流程、出库审核流程和客户收货签收流程。
收款入账流程。
发票开具流程含客户提交增值税资质流程、开票流程、另外还涉及到由于修改订单而导致订单总额超过原订单的补开发票流程。
应收款流程含应收款催收流程、逾期坏账准备计提流程、坏账核销流程。
另外批发、零售行业及百货连锁会涉及到品牌授权如代理和直营的模式,这里就需要有客户现场测评以及客户代理新增流程,以及代理期转让和代理终止作业流程等。
如果调研或者访谈的时候将上述流程调研清楚,同时在内控手册中描述清楚,那么销售模块基本上就完成了。
第四节 后续评价篇
在这里,你将熟悉如何对现有的内控体系进行后续的评价,并出具相应的内控测评报告。
续的内控评价分三个模块:分别为制度有效性评价和运营的评价,运营评价分已有作业痕迹评价和系统作业评价。作业痕迹评价主要评价在内控评价期间已经形成的作业表单和流程。系统作业评价主要评价为现有系统作业评价,实际上类似于信息系统的白箱子测试,即通过新的数据的输入、处理和输出,了解现有系统运营作业情况。
1、制度有效性评价:
制度有效性的评价,一般的作业方式是通过阅读现有的流程作业制度和文字,通过对岗位职责分离、授权审批以及制度的完整性来评价。
通过将制度与内控指引的要求进行核对,如部分内容可能涉及内控指引未涉及的内容,则就可以选择同行业的作业习惯或者与该部门部门经理做一个合理的标准的确认。
简单举例如下,前面提过了销售流程,现在以固定资产管理流程来进行说明。
度设计不完整:在制度方面对有效性的评价包含如下内容:固定资产界定、固定资产新增流程、固定资产入账流程、固定资产折旧流程、固定资产维修流程、固定资产调拨流程、固定资产报废流程、固定资产处置流程等等。这几个流程是一般固定资产内控基本涵盖的作业流程,如果在对制度的阅读中发现存在内容不齐全,可以表述为固定资产制度设计不完整。
是固定资产具体的设计,一般涵盖:未明确责任部门和责任人、流程使用的表单不明确、金额不确定、岗位职责未分离等等制度设计缺陷。
2、现有系统的有效性评价
有系统的有效性评价,无外乎对于检查期间已经形成的表单或者作业流程进行评价。一般如果是企业内部自行作业检查,即可通过提取表单即可。一般可以通过对现有的内控制度或者内控手册的核对,来确认是否存在异常的情况。
效性的评价分四种情况:存在控制强点、存在控制弱点、存在控制缺失、不适用。其中需要说明的是存在控制弱点,即部分作业表单有审核或者有记录,部分表单无审核无记录等。
查的对象分控制环境和控制活动。
制环境的评价所需资料:可以通过获取如组织架构图来评价组织架构,通过获取如CIS或者类似资料来评价企业文化,公司战略的评价可以通过公司的高层会议或者董事会或者股东会的类似决策的资料来评价。等等
制活动的评价所需资料:可以通过流程中所使用的各表单来确认。
3、系统运行有效性评价:
系统运行评价实际可以表述为穿行测试,但是这个穿行测试除了一般性的正常流程的检查,还应该涵盖在现有系统有效性评价中,可能未体现出来的特殊情况。如你检查的是1-12月的表单和流程,但是均未体现有正常流程,通过这种补充检查就可以获知特殊作业流程是否可以正常作业。第五部分 大业可成
内部审计作业的信息化,不是靠买个用友的审计软件或者说是大家通用的易审通可以解决的。
待撰写。
其实也不难,主要是涉及到信息系统的数据库的结构设计和基础数据的初始化。
我将介绍大致的作业模式,每个阶段需要关注的要点进行一一说明。作业模式和项目管理、一般的ERP开发模式差不多。