案例回放

A公司为国际知名快消品巨头在中国大陆境内成立的独立子公司，自成立以来，公司一直沿用较为传统的分散采购方式，由各需求部门自行实施采购。直到2017年，公司为了提高采购效率与效果，防范采购风险，对采购进行了全面改革，推行集中采购政策。公司按不同的需求目的，将采购工作分为两大类：生产部门下辖采购部主要负责采购生产用原材料；公司采购部主要负责采购非生产用原材料物资，包括生产用辅助材料、包材、办公用品、服务等。

2018年，采购实行改革后一年，公司为了检验集中采购的实施效果，由内审部门针对采购开展了一次专项检查。内审人员在对某包装填充物进行检查时，通过市场调研发现该填充物原厂市场报价为850元/卷，远低于A公司现行采购价1200元/卷。如果按每卷350元的差价计算，初步估算公司为此已损失百万元。这个结果出人意料……

经了解，该填充物特殊的防冲撞设计与独有的生产工艺，能有效降低货物在运输过程中的损耗，的确是最理想的包装材料。但是该填充物生产厂家从不对外直接销售，其销售都由几家固定的经销商负责。所以，在采购改革前，公司一直以来都是通过B经销商采购相关物资，并协议定期以1250元/卷的价格结算。

2017年，实施采购政策改革后，根据集中采购制度规定，公司采购部代替原需求部门，负责该填充物的集中采购。从归档的采购资料分析，公司采购部在接手该采购项目后，的确专门组织了一次询比价，同时邀请了三家经销商参与比价。评比记录也说明，在同等质量条件下，B经销商以比原协议价下降50元/卷的最低报价1200元/卷，获得继续合作的机会。

整个询比价过程似乎合情合理，但随着调查工作的深入，内审人员了解到公司采购部在2017年初接手公司所有采购事宜时，为节省流程，提高效率，采购员在询比价时，选择供应商的所有原始信息、联系方式，居然都来自于原采购部门，并未亲自筛选供应商，所以各经销商取得报价信息真实性也就可想而知。

因此，“集采”询比价的结果如此离奇也就不足为怪。

案例分析

案例中A公司询比价过程看似完全符合内控管理要求，但实际采购价格却远高于该产品实际市场价格。为何完善的采购流程却导致了这样的后果？

一般而言，企业询比价流程通常会分为三个重要的环节：供应商选择、询价函发送与接收、评审与确定供应商。任何一个环节的疏漏都有可能造成公司损失，但企业往往更重视后两个环节的管理，忽视了对于供应商选择环节的源头控制。

A公司负责集中采购的采购员草率的选择了原采购部门推荐的供应商，且未慎重的筛选，就允许该供应商参与询比价，才会发生案例中的怪象。因此，如何正确的进行供应商的选择成了询比价结果是否合理的关键。实施上，选择供应商通常有两种情况：第一种是公司已建有较为完善的采购物资合格供应商名录，此时询比价操作方式较为简单，只需在合格供应商名录内按要求随机选择三家以上，执行采购询比价流程即可；第二种是若公司某物资的采购尚未建立合格供应商名录，采购人员在进行询比价时，需重新寻找供应商、审核资质，按照供应商准入程序，将新的供应商引入合格供应商名录，待其成为公司的合格供应商后，方可向其发放询价函，有资格参与询比价活动。

除以上提到的两类情况外，供应商选择环节还需关注以下事项：第一，无论供应商来自哪个渠道，参与询比价的单位必须已经是公司的合格供应商。第二，采购员在整个询比价过程中，从供应商选择开始，都必须保持应有的独立性。这样供应商的选择才能真正保证公平公正，最大限度的维护公司利益。

在上述案例中，新接任采购工作的人员正是由于在接收原采购人员提供的供应商信息后，未独立的对供应商资质等信息进行核实调查，而是直接采用原采购部门提供的供应商信息以及联系方式进行后续的沟通。这直接导致了后续的询价结果已经完全失去了原来的意义，所谓的评审也是“空中楼阁”，最终造成了案例中实际采购价格过高的“怪象”。