委外管理系统，是针对有关委外的询价、规划、锁定、审核、备料、收料追踪、结转应付帐款、关闭等作业的管理。协助企业有效掌握各委外加工的讯息, 如: 提供各种角度的跟催信息, 有效掌控委外进度；提供缺料模拟分析, 做为调整生产进度的参考；提供依委外单设定特殊用料功能, 供替代料、及特殊用料使用；提供用料分析, 以有效掌握各委外单的用料及成本差异信息；针对产销排程及需求规划生成的建议委外量, 提供分批规划及锁定的功能, 使生管规划作业时更有弹性。
下面以用友ERP系统中“委外管理”模块为例，说明委外管理的系统功能与作业流程。
1．委外管理的系统功能
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料品委外的询价资料记录。
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可人为手动输入委外单，也可自MPS和MRP计算的资料而自动规划委外单。
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委外单输入时，系统可自动带出料品的询价或历史交易单价。
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已规划委外单审核时，该委外单的用料内容及数量即被预约, 即各用料的可用量依所需量而减扣, 以显示缺料情况。
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提供委外单缺料状况模拟功能, 以利料品跟催, 生产前先确认采购进度, 避免发生断料停工。
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委外单审核后, 可依委外单领料。领料时, 系统自动带出各委外单所需料号及用量, 使用者不必再输入料号, 发料审核较正确、容易。
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依料品的制造型态, 提供两种领发料方式：
（1）依委外单的审核作业, 自动生成领料单[ 离散型 Discrete Type ]：在运行审核作业的同时, 系统自动生成该委外单的领料单, 委外商可凭单进行领料作业。
（2）依完工验收作业, 自动倒扣（Backflush）标准用料[重覆型 Repetitive Type ]：因料品的包装或不可分割性, 承制单位领料时, 实际领料数量较委外单所需数量多, 导致现场常有余料。本系统提供多张委外单合并发料的功能，依完工验收数量, 自动倒扣委外仓存料数量, 并自动生成领料单。
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领料作业采取线上及时处理, 以立即反应库存资料, 确保准确性。
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提供各委外单的实际用料与标准用料差异分析, 以供成本分析及控制。
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已审核委外单, 有多种方式查询/报表, 可查出委外数量、预定完工日、验收数量等, 可据以领料及提出完工量报告。
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已审核委外单，可转入成本会计系统，以作为产品成本计算的依据。
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请款作业处理: 验收单价的查核、验退单价的查核、请款明细资料打印。
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与财务系统集成，自动生成应付帐款。