转制集团企业人力资源管理信息化的思考

2011-1-12

    摘  要：人力资源管理信息化是企业信息化的重要组成部分，本文介绍了人力资源管理信息化的基本含义，我国企业人才资源管理信息化存在的主要问题和解决对策。详细阐述了转制集团企业引入人力资源管理信息化的目的，以及如何选择和实施人力资源管理信息化系统。
    关键词：转制，集团企业，人力资源管理信息化
    进入21世纪，信息化对经济社会发展的影响日益深刻。世界各国的企业界也都在致力于企业的信息化建设。企业信息化实质上是将企业的生产过程、物料移动、事务处理、现金流动、客户交互等业务过程数字化，通过各种信息系统网络加工生成新的信息资源，提供给各层次的人们洞悉、观察各类动态业务中的一切信息，以做出有利于生产要素组合优化的决策，使企业资源合理配置，以使企业能适应瞬息万变的市场经济竞争环境，求得最大的经济效益。
    充分发挥企业信息化全部潜能的关键是人，企业所要面临的一个重要问题是如何吸引、留住、激励最精明、最能干的人。信息化成为企业发展的一个推动因素是因为它影响了涉及其中的人。人们可以建立一个技术、软件齐全的网络，但这只是技术，它是无生命的。只有在把人也连接进去并使之以一种新的方式进行工作，才拥有了网络。因此，企业信息化的关键在于人力资源。而人力资源管理的信息化是企业信息化的前提和保障。
    一、人力资源管理信息化概述
    当人类正在向知识经济新时代迈进的时候，经济全球化的发展步伐也越来越快。知识经济的一个重要特征，就是市场竞争的焦点将从资金、产品等物化资源的竞争转为智力资源的竞争。很多企业已经开始意识到，企业业务流程的各个环节都离不开人的参与，任何一个环节出现问题，往往都表现为人的问题。良好的人力资源管理与开发将有助于企业营造人才发展环境，提升竞争能力。从这种意义上讲，一个企业中人力资源工作的有效性，是促进企业发展的战略性因素。
    （一） 人力资源管理的发展历程
    从20世纪50年代至今，企业人力资源管理已经经历了三个发展阶段：
    第一阶段：人事管理
    在这个阶段，人事管理更多地关注于事的管理，并不关注员工绩效，员工在企业不被看作可待开发的资源，而是简单地以人事档案的形式存在。
    第二阶段：人力资源管理
    这个阶段，专门的人力资源部门在企业出现，能够将其他部门视为HR部门的客户来提供诸如招聘、培训、考核等人力资源服务，并开始关注员工个人绩效的管理，是企业战略规划的忠实执行者。但在企业战略形成过程中，往往把人力资源的因素排除在外。这个阶段，企业虽然意识到人力也是一种资源，但并不认为是重要的战略资源。
    第三阶段：人力资源开发与经营
    这个阶段，人力资源作为企业重要的战略性资源，开始被企业高层充分考虑到企业的战略规划之中。企业不再只是对人力资源进行浅层次的管理，也不只是为其他部门提供例行性服务，而是将人力视为一种可增值的资源进行深度地开发与经营。这个阶段，企业需要建立起由企业高管人员、直线经理以及专业HR管理团队共同组成的人力资源经营主体，实施系统化、全化面的人力资源管理理念，而不再认为人力资源工作应由HR部门独立处理。
    （二）人力资源管理信息化的三个层面
    所谓人力资源管理信息化，又称电子人力资源，是通过信息技术实现的企业人力资源管理的完整解决方案，是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新的人力资源管理模式，通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享，达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。人力资源管理信息化主要包括以下三个层面：
    1.数据电子化
    即把各类人力资源信息以电子数据的形式保存起来，供人随时查询。
    2.流程的电子化
    即把企业已经规范化的一些流程以软件程序的方式固定下来，使流程所涉及岗位员工的工作更加高效、规范。
    3.是管理的电子化
    即运用一些数学模型、信息管理模型和计算机仿真模型，对企业的人力资源管理进行优化控制和战略分析，从而为企业管理和决策提供支持。
    而企业间的竞争尤其是直接的人才竞争，必然导致人力资源地位的提升。帮助企业在人力资源管理与开发水平上实现跨越式提升，使得人力资源培训、咨询以及信息化服务成为了一个非常有潜力的市场。值得指出的是，人力资源管理本身具有不同的层次划分，不同的服务能够从不同侧面解决人力资源管理的问题。而信息技术在人力资源管理中的应用，将有助于定义与优化人力资源管理的业务流程，提高工作效率，改善服务质量，从而建立起信息化、职业化的人力资源管理平台。
    当然，人们不能期望信息技术能解决人力资源管理面临的所有问题，它的作用是比较有针对性的。为此，我们需要对人力资源管理本身的层次划分有所了解，然后再来分析信息技术主要能解决那些层面的问题。
    二、转制集团企业引入人力资源管理信息化的目的
    对于转制初期的集团企业，由于机构庞大，人员众多，在先前的人事管理制度下的众多事物都需要在比较短的时间内向全新的人力资源管理的方式转变，这就造成了时间紧、任务重的挑战，为此引入人力资源管理信息化可以行之有效的对转制中的集团企业人力资源管理提供很大程度的帮助。
    （一）有助于提高人力资源管理部门的工作效率
    人力资源管理信息化强调员工的自助服务，如果员工的个人信息发生了变化，他本人就可以去更新自己的信息，经过一定的批准，程序即可生效。同样，对于培训、假期申请、报销等日常的行政事务也可作类似处理。这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量，也较好地保证了数据的质量和数据更新的速度。这无疑极大地提高了人力资源管理部门的工作效率，从而可以有更多时间思考战略层次的问题。
    （二）有助于规范人力资源管理部门的业务流程
    人力资源管理信息系统不仅能将人力资源管理部门的工作职能完全覆盖并划分清楚，而且能将经过优化的业务流程在系统中体现。人力资源管理的日常业务如干部任免、职工退休、调配、辞职等都可以按照规范的工作流程设计相应的模板来完成。查询、统计、制作花名册、统计报表、领导审批等过程也可以在网络上实现。
    （三）有利于帮助企业留住人才
    人力资源管理信息化使员工得到充分授权，它所提供的透明、简便易查的信息获取方式将赢得员工对人力资源管理服务和企业管理满意度的提升。员工满意度的提升无疑会增强企业的凝聚力，从而发挥吸引人才、留住人才的作用。
    三、集团企业人力资源管理信息化存在的问题以及解决对策
    随着中国集团企业的发展，在复杂多元的全球化竞争环境驱动下，将人力资源管理上升到战略层次正在逐渐成为集团企业的迫切管理需求。与之矛盾的是目前集团人力资源管理信息化的应用还仅仅徘徊在基本业务电子化等低端应用领域，需求和应用能力之间的落差凸现了中国集团企业人力资源管理在过渡期的尴尬。总的来看，国内大型集团企业的人力资源管理与企业发展的要求相比还存在一定差距，还有许多需要进一步完善和提高的地方。
    （一）集团企业人力资源管理存在的问题
    一是集团机构组织多，地域分布广，信息分散，不能实时掌握集团人力信息全貌，分、子公司的人员数量和结构都不能真实掌握，集团化管理成为空谈。
    二是集团薪酬总额等人力成本的控制较弱，集团总部根本无法及时、准确地进行人力成本的计算，有时员工离职或病故后该员工的薪资却一直照发不误，给集团带来严重的经济损失。
    三是各个企业应用不同的管理系统，无法实现集团内部必要的人力资源信息数据共享，无法实施整体的人力资源优化计划。
    四是不同地域、不同单位的人力资源从业者管理水平参差不齐，没有统一的共享平台进行交流、彼此借鉴以及协同管理。
    五是集团总部如果制定一刀切的统一人力资源管理策略，缺乏针对成员企业的差异性，会使得成员企业缺乏动力、活力，无法适应快速发展的业务和市场，造成“一统就死”；集团如果过分强调成员企业的差异性，任由成员企业自由发挥，造成集团总部很难实现人力资源有效的调配和规模效应，造成“一放就乱”。
    （二） 集团企业人力资源管理问题的解决对策
    根据目前集团企业的实际，我们应当实事求是地制定集团公司的信息化模式，有步骤地推进企业的信息化建设。
    首先应当做到整体规划、分步实施。具体实施可分为以下三步：
    第一步，着力提高人力资源的工作效率，包括行政事务管理、组织机构管理和薪酬福利管理，这几部分工作占用管理者大量时间，手工操作不仅效率低，且容易出错。因此，人力资源信息化首要解决的是如何提高工作效率。
    第二步，规范人力资源的业务流程，包括招聘管理、绩效管理和培训管理，人力资源信息化能将相关的工作职能完全覆盖并划分清楚，且能将经过优化后的流程体现在系统中。
    第三步，进行战略性人力资源开发，包括员工发展、职业生涯规划、人力资源成本评估和人力资源战略决策，促进人力资源管理向高层次迈进。 其次是要注意循序渐进，化解风险。人力资源信息化建设切不可贪大求全，一步到位。信息化建设往往比一般的人力资源改革更加复杂，更加难以把握，因此，应当是边建设，边应用，管理逐步提升，冗员稳步下降，逐步降低人力资源管理成本，任何一蹴而就、一次成功的想法都是十分危险的。
    总之，加强转制集团企业的人力资源管理信息化建设，规划设计要先行。转制集团企业的人力资源管理信息化建设不是一朝一夕的事，也不是一次开发就能完成的事，需要企业结合行业发展战略，统筹规划、分步实施、逐步完善、不断提升。企业既要对行业的人力资源战略管理有一个前瞻性的认识，对行业的人力资源管理现状有客观的评价和科学的分析，又要对人力资源管理信息化的需求有通盘的考虑，能够从最急迫的需求入手，逐步推进。
    参考文献：
    【1】 王恒峰。浅谈人力资源管理信息化建设[N].东方烟草报。2008
    【2】 佚名。信息技术在人力资源管理中的应用[N].搜狐IT.2003
    【3】 王玉霞。集团企业人力资源管理信息化的挑战与策略[J]. 中国人力资源网。2006

作者：中国建筑科学研究院人事处副处长 袁冰 来源：《管理观察》2010年第14期