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关键词、主题词的概念关键词是指出现在学术论文的标题（篇名、章节名）以至摘要、正文中，对表征文献主题内容具有实质意义的词语，亦即对揭示和描述文献主体内容来说最重要的带关键性的词语（可作为检索“入口”的那些词语），因此，能够做关键词的词，一要带关键性，二要反映论文的主题概念，三要能作为检索的“入口”词。关键词的标引指通过对文献内容全面而准确的分析，将文献主体的自然语言转换成规范化的主题语言，以此确切地表达文献主题内容。
以上定义表明，关键词是一种用自然语言标识的检索语言，应既便于标引人员标引，又要保证检索效果全面准确。关键词有两方面的作用，一是为读者提供文章的重要信息点，使读者用较少的时间就能了解文章的主题要点；二是一篇文章的重要的检索点，读者可以借助各种工具方便地查找所需文章。主题词是规范化的检索语言，因此对中文期刊中出现的同义词、近义词、多义词以及同一概念的不同书写形式等都要予以严格地控制和规范，使每个主题词都含义明确，以便准确检索，防止误检、漏检。
为了按照叙词的标引方法标引关键词，并尽可能将自由词规范化为叙词，提出如下的关键词标引原则。
1、专指性规则 一个词只能表达一个主题概念，即为专指性。只要能在叙词表中找到与该主题概念直接相对应的专制性叙词，就不允许用词表中的上位词（S项）或下位词（F项）；若找不到与主题概念相对应的叙词，而上位词却是与主题概念相符，既可选用，限制不加组配的泛指词的选用，以免出现概念含糊。
2、组配规则 叙词组配影视概念组配。概念组配包括两种类型。一种是交叉组配。交叉组配系指两个或两个以上具有概念交叉关系的叙词所进行的组配，其结果表达一个专指概念。例如，“网络伦理学”可用“网络”、“伦理学”这两个泛指概念的词确切地表达叙词表中没有的专指概念。另一种是方面组配。方面组配系指一个表示事物的叙词和另一个表示事物某个属性或某个方面的叙词所进行的组配，其结果表达一个专指概念。例如，“社区图书馆分布”可用“社区”、“图书馆”和“分布”进行组配，即用事物及其状态来表达专指概念。
3、采用自由词标引 关键词允许采用自由词标引。下列几种情况可采用自由词标引：主题词表中明显漏选的主题概念词；表达新科学、新技术、新理论、等新出现的概念；词表中未收录的地区、人物、文献、产品等名称及重要学术期刊数据名称；某些概念采用组配，其结果出现多义时，被标引概念也可用自由词标引。
自由词尽可能选自其他词表或较权威的参考书和工具书，选用的自由词必须达到词形简练、概念明确、实用性强。
4、标引程序 首先对文献进行主题分析，弄清该文的主题概念和中心内容；尽可能从题名、摘要、层次标题和正文的重要段落中抽取与主题概念一致的词和词组；对所选出的词进行排序，对照叙词表找出哪些词可以直接作为叙词标引，哪些词可以通过规范化变为叙词，哪些叙词可以组配成专指主题概念的词组；还有相当数量无法规范为叙词的词，只要是表达主题概念所必需的，都可作为自由词标引并列入关键词。
在关键词标引中，应很好地利用《汉语主题词表》和《叙词表》，标引过程应该查表；切忌主题概念分析和词的组配有误；要控制自由词标引的数量。
有英文摘要的论文，应在英文摘要的下方著录于中文关键词对应的英文关键词（Key Words）
关键词标引中常见错误有以下几点：①揭示主题不深，遗漏主题信息。②通用词汇多，专制词汇少。③标引深度不恰当。④逻辑关系混乱。⑤词性不明，冗余信息多。⑥构词不准确，内涵不清晰。