【客户行业】事业单位

【问题类型】岗位梳理

【客户背景】

某地公证机构于20世纪90年代经批准设立，是该市司法局直属的国家公证机构，原属公益一类事业单位。其主要业务涵盖办理各类法律行为公证、具有法律意义的文书与事实公证、文件签名及影印件与原件相符的公证事务，以及赋予债权文书强制执行效力等。在依法履职的同时，该单位积极打造特色服务，包括招投标、拍卖等国内经济类公证；学历、学位、成绩等涉外民事类公证；公司章程、法人委托书等涉外经济类公证。此外，该公证处还一直致力于推进公益事业，为贫困或社会弱势群体提供法律援助服务，下基层走乡村社区宣传法律意识，保障群众利益，并可通过线上申请办理业务，让群众更高效便捷地处理事务。

自批准设立起，该单位一直秉承"服务为民，守正求真"的传统理念，并积极贯彻"创新高效"的新发展思路，持续深耕基层服务、人才培养与信息管理三大建设板块，逐步形成以业务拓展、线上办理与客户运营为支撑的新型发展模式，多次获评全省公证质量先进单位。

近两年，受上级政策调整影响，该单位由公益一类转为公益二类事业单位，由此产生创造收益与获取利润的经济压力，各科室需进行高效协作。为保障事业单位顺利转型、岗位优化工作科学合理，单位内部决定进行各科室的岗位配置优化工作，减少冗员状况，提升内部运行效率，并选择北京华恒智信人力资源咨询公司作为本项目合作伙伴。

然而，在积极探索过程中，实际管理仍存在若干突出难题，集中体现为：岗位人员履职不够充分，倾向承担相对轻松的工作，面对压力较大或重要性突出的任务则回避心态明显，部分人员工作作风闲散安逸；各科室之间工作量分布失衡，忙闲不均现象突出，岗位工作饱满度不足；岗位职责梳理不到位，存在职责交叉、重叠甚至空白，整体运行效率偏低。

【华恒智信分析解读】

华恒智信咨询团队受邀进驻该公证机构后，系统开展了全面调研与分层访谈，与单位管理层及一线科员进行了深入沟通，广泛收集了各岗位职责分工与日常工作量的基础信息。通过诊断发现，该单位在岗位职责梳理方面主要存在以下问题。

岗位履职缺乏内在驱动力，工作方式偏于被动。通过前期对该事业单位内部各科室的核心职责与人员工作态度的调研发现，部分人员仍未形成与转型相匹配的责任意识，倾向于选择性承担例行性、低难度工作，对重点任务或难度较高的职责则存在拖延、消极应对等行为，原本一天可完成的事务可能延长至三天完成。科室人员履职不充分，既影响了核心工作的推进节奏，也给人员考核与监督带来困难。

人员忙闲不均，工作饱和度不高。调研中，华恒智信专家团队发现，该事业单位内部对各岗位工作量缺少日常基础数据统计和台账记录，且大部分科员的工作职责类型属于事务性工作，工作量难以进行量化，导致工作饱满度不足。有的人员工作量很多，有的却比较轻松，出现忙闲不均的情况，这种两极分化的现象不利于事业单位长远发展；一件工作应该配置多少人员完成，领导往往无法准确判断。归根到底是由于单位内部的管理基础不扎实、对岗位的工作饱和度核算分析不够合理。

岗位职责分工不够清晰，导致岗位职责重叠交叉，人员工作互相推诿，效率低下。通过对事业单位前期的调查走访，发现该事业单位的岗位职责分工不清，有的岗位职责分工过细，造成两科室间互相推诿责任，比如一个事务可能同时涉及经济科和涉外科，具体由谁主办，领导无法第一时间决定，交给经济科，经济科会抱怨应该由涉外科处理。很多员工只愿意做本职工作，对于职责交叉和未规定的职责，大部分人员的主动性比较差，不愿意承担，科室和人员会将工作互相推诿，导致工作效率低下。

【华恒智信解决对策】

针对上述岗位配置与职责履行中的突出问题，华恒智信项目组提出以下综合改进对策。

明确科室工作职责，优化岗位设置。系统梳理各岗位工作职责，优化岗位设置架构。针对转型后因职责划分不清所导致的交叉重叠与责任盲区，项目组对岗位职责进行重新梳理。依据事业单位短期目标与中长期发展方向，对各科室工作内容、运行条件及操作流程进行提炼与规范描述，将职能相近或协同关系紧密的岗位进行合理归并，厘清各岗位之间的责任边界，确保职责链条既无缺口亦无冗余。通过上述梳理，帮助单位提升运行效率，压缩管理成本。

完善工作饱和度核算方法，提高工作饱和度。针对人员忙闲不均、工作饱和度不高的问题，华恒智信专家建议依据不同科室的业务特征，分别建立适配的工作饱和度核算方式。对于公证机构的办公室、财务室、档案室等综合管理类科室，可从工作量分析及有效工作时间分析等角度测算饱和程度；对于民事科、经济科、涉外科、办证大厅等一线业务科室，则可结合业务量统计与流程分析进行定编。通过分层分类的方法对不同岗位的工作负荷进行量化测算，为后续职责的合理增加与优化配置奠定科学基础，有利于提高工作饱和度，减少冗员缺员情况，降低事业单位人工成本。

梳理职能部门岗位工作职责，优化岗位设置。针对事业单位出现岗位职责分工不清，导致岗位职责重叠交叉，人员工作互相推诿，效率低下的问题，华恒智信项目组建议对岗位职责进行重新梳理。根据事业单位的战略目标和发展方向，将各科室的工作内容、工作条件、工作流程进行提炼描述，将相似岗位进行归并，并且对于不适应转型后的岗位，建议将其清算。通过对各科室工作内容和关键职责进行梳理，帮助单位提高运作效率，降低管理成本。

【华恒智信总结】

定岗定编工作是人力资源管理体系中具有基础性和全局性影响的重要板块。在该单位实际管理过程中，由于国家政策的变动，该单位没有及时调整定岗定编工作，产生了一些突出问题：人员只做一些基础性工作，对于重要任务不愿承担，履职不充分；单位内部对工作量认知不清晰，工作过程中出现忙闲不均，工作饱和度低的问题；科室间职责交叉，互相推诿责任，效率低下。基于对公益一类转型公益二类的工作特点和多年的研究经验，华恒智信认为，这些问题的根源在于岗位职责界定不够清晰、工作饱和度核算方法欠缺、配套人员管理措施未能及时跟进。经过多轮测试与实践，华恒智信的方案在该事业单位顺利推进，并获得单位领导的好评和认可。

华恒智信始终认为，定岗定编设计的目标在于实现组织内部运作效率的最大化与人工成本的合理化。为达此目标，组织需在编制设计与岗位设计环节引入科学的量化分析手段，使岗位配置具备动态调整能力，能够随内外部环境变化而及时优化，持续支撑组织战略目标的实现。