书摘：会议组织与管理要点
会议方案
1.会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门，形成会议纪录或方案，会议前后逐项检查。
2.确定会议目标。必须先问一些问题，最重要的是：“会议准备实现什么目标？”或者换个角度问：“要是不开行不行？”“什么时候结束？怎样开才算成功或失败？”开会的目的非常明确，才能突出核心主题、避免重复、价值不大的会议，否则会议很可能是浪费大家的时间。
3.会议议程最重要。议程安排得体，可以大大提高会议效率。会议议程的大忌是太简单、太模糊。各项议程应与主讲人事先取得联系，征求意见，以求议题的表述准确、专业。
4.在重大论坛召开前，每隔三天有一次小组碰头会议，检查工作是否有疏漏及进展情况。会议召开前一天所有会务人员集中开会，强调会议事项，确保每个人都清楚各自职责。
5.每一项工作旁边都应注明相关的负责人员。在会务安排表格上出现的所有人员都应将相关事项、具体标准通知到本人，不要遗漏。
6.总负责人的最重要职责是沟通和协调，检查任务完成进度。对会务工作每一环节、细节做到心中有数，对会务工作中可能出现的问题要打足提前量，随时检查。总负责人应该是掌握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者，能随时根据各项信息协调所有参与者。切忌丢三落四，不注意过程和环节控制，有头无尾。
7.总负责人在重大会议刚开始一段时间，自始至终在会议现场巡视，留意场内情况，确保会议开场即步入正轨，随时应对突发问题。会议开场的顺利与否对整个会议效果影响很大。
8.差错举例
①会务方案涉及议程、会场的问题考虑不周或没有列出需求清单告知相关人员，会场工作人员不了解需求，也未指定好对应不同嘉宾的接待联络人或分项目负责人。会场秩序凌乱，工作人员没有佩戴特定的标志。
②时间进度不明确或没有按规定流程完成衔接。
③任务没有落实到个人，没有说定哪个人负责到何种程度，好像谁都负责又好像没人负责。
④会议工作人员接受任务，执行情况没有及时报告总负责人，总负责人无法对整个会议的协调与情况全面把握，以至于“险象环生”。
评述：会议方案也相当于备忘录、提示清单，一个全面细致的方案就构成了可以根据会议进程随时完善的基础。而会议总负责人则是驾驭会议的总舵手，所有信息都在此集中、发布，因而他掌握的信息是否全面、是否及时有效地督促到位决定着会议准备是否充分。会议要确保高效、务实，要特别关注以下七个关键要素：会议方案、会议目标与主旨、会议议程、出席人员与发言人、任务分配与职责安排、会议材料、信息反馈。
会议材料
1.装订后的会议材料需从头至尾翻阅一遍，重点核查内容有无重大差错、内容分类或逻辑结构是否合理、是否是最新材料、是否漏页、顺序是否有误、是否清晰。
2.针对各类论坛、各类研讨会的发言材料需重点关注：标题（即议题）是否围绕会议主线、条理是否清晰、重点是否突出、观点是否有新意、与会议目的是否吻合、是否与其他演讲者有过多重复。特别提防假大空、冗长、脱离会议主题、八股文式的发言材料。针对这些问题虚心与演讲人耐心交流、认真反馈。
3.会议须知：
①会议时间、地点、会议室（标明具体路线）。
②就餐时间、地点。
③会务组联络办法、订票、医疗。
④会议纪律。
⑤当地气候、交通及附近旅游景点介绍。
⑥“想客人之所想”，会议须知应将会议期间有关食、宿、行以及与会者可能要咨询的各种问题表述全面、准确，应视为会议最重要的材料之一。让与会者一拿到会议须知，就感受到周到、细致、关怀的特色，能得知所想问的问题答案，宾至如归。
⑦最终定稿与复印后的资料一定要有两人以上审看，并从头至尾再细看两遍以上。检查所有段落、文字表述、标示、印刷是否有差错。
4.差错举例：
①会议材料没有分类整理，材料内容空洞雷同，大话套话过多，没有充分反映会议的主题与实质性需求。
②汇总与会者名单时，要注意核对清楚姓名、性别。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想当然地认为就是女性。
③与会者职务出错。例如：正职副职弄错。
评述：会议材料如果切中会议主题，有事实、数据和案例分析，有独到见解和新颖的提法，就意味着会议已成功了一半，哪怕是发言人演讲水平差点。有两点切记：A.不管是什么权威人士、专家发言都事先需要反复沟通、督促发言提纲，这样能把握主题，避免脱离主题，空洞没内容。B.给发言者事先应发出正式的文字邀请函并附上会议发言的需求、听讲对象、主题、注意事项，切忌以为一个电话沟通，对方“没问题”就万事大吉。当您很专业地按上述两条去做的话，对方也会认为你很认真、专业，才会真正重视发言稿的准备。
会议接待
1.邀请函在会议召开前15天全部发出，每天统计反馈人数主动汇报给总负责人。每发一份邀请函都应同时以电话确认。在发出邀请函后，一周内没有收到回执，要电话确认并汇报总负责人，总负责人决定是否增加人员或用其他方式与邀请人员联络。
2.对邀请函确认要分多次跟踪（至少三次）、反复提示：
①邀请函发出后立即确认是否收到；
②会议前十五天最终确定是否决定参加、来程安排；
③会议前三天确认航班；
④重要嘉宾及发言人在会议前一天再次确认何时到达，告知谁接机，并有专人过问其食宿行安排；
⑤在会议正式开始前半天，确认主要嘉宾和发言人座位、住宿房号，专门提醒开会、发言准确时间，有专人接应、引导。
3.掌握上菜时间，尤其是在中午安排的就餐时间正式开始前5分钟，应有2个热菜先上到桌上并盖好（如会议延时则灵活掌握，及时通知餐厅更改）。客人到齐即可用餐，避免所有人到齐后再上菜，用餐等待时间过长。
4.每一次会议开始前，要给宾馆一个详细的接待需求清单与对口联络人清单，需要宾馆配合的会议接待、会议现场管理问题以文字化的表格明示，对宾馆作详细说明，常规性事项也应重复提示，以免宾馆工作人员疏忽、遗忘。
5.差错举例：
①在通知演讲嘉宾时，交待不清楚或演讲嘉宾没有理解会议主题、参会对象的需求，不了解其他发言者的情况，演讲者不能准确地根据会议需求把握内容。
②事先没有专人审阅发言稿件，演讲内容脱离主题，离题太远，大道理过多，空话套话一大堆，与其他发言者内容重复。
③演讲时间超出约定，主持人未注意控制和提醒，影响其他会议安排（应事先向发言人交待发言时间或有专人在台下醒目位置处出示发言时间提示牌）。
④与宾馆协调、沟通渠道不通畅，导致衔接脱节或要求宾馆配合的事项没人做，或未与宾馆方面确认。
⑤与接机人员衔接或交待不清楚接待要素（时间、航班号、人数），导致无人接机或未接到人，或车辆不够座位。
评述：对一些会议嘉宾和发言者为什么强调三次以上的确认？一是表示主办单位的尊重和诚意；二是在反复联络沟通过程中引起重视，充分准备。因为一般人接到通知后都会“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各种“借口”反复地与重要嘉宾尤其是演讲者联系沟通，可以促动其做好符合会议需求的各项准备工作，也可在沟通中听取到专家意见，从而对会议主题、具体内容及时进行适当修正。
会议现场
1.按与会人数准备座位牌，通常多备20多个，以备不时之需。
2.会议前一天晚上摆放座位牌，开会前一小时再仔细检查一遍，仔细核对与会者姓名是否有错，发现遗漏或名字错误立即补救。
3.会议桌、椅子及会议桌上的水杯、纸、铅笔等用绳子拉成一条直线、一个方向，造成一种整齐划一、壮观严谨的气势。
4.会场门口签到处设立会议标志，说明会议名称、演讲人员姓名、会议议题以及会议的开始和结束时间。
5.投影设备、大屏幕显示、电脑、同声传译设备（指大型国际研讨会）摆放在合适的位置，方便使用但又不影响与会者视线，并逐一检查是否备全。
6.会场音乐安排：
①选择与会议主题和会议议程相适应的会议音乐，提前选择并请总负责人审听。
②与酒店音响师沟通，告知放音乐的顺序和曲目，上下午会议开始前以进行曲为主，是会议开始的“铃声”，会议休息间以轻松欢快音乐为主。合适的音乐能渲染会议气氛，振奋精神。
7.电脑和大屏幕显示。开会前一天，对电脑进行预演，注意会场每个角落都要能清晰地看到大屏幕，在开会当天提前一小时再次进行预演。角度和焦距要调整好，以免字太小或偏离视线。
8.麦克风。根据会议需求情况进行调查，是否安装固定麦克风、别针式麦克风、无线麦克风等，数量需求是多少，无论使用哪种麦克风，在会议开始前都应该有专人负责检查会场内麦克风是否足够，摆放位置是否合适，以及能否正常使用。
字数超了，全文见我的博客http://blog.sina.com.cn/s/blog_537f74b50102xhwm.html
（www.earm.cn/曹×2009-10-3整理）
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摘自《16节科学管理课》，陈鸿桥/著，人民出版社2006年7月出版。
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