基于常用的办公软件Excel，挑选能够提高工作效率的常用工具来讲解。本节介绍最容易上手的数据库的部分-2。

1、 两招导入数据

1） 直接导入法：Access数据库中的表和数据源脱离了联系，对数据的更改不会影响源文本数据文件。

Ⅰ步骤：

A.    启动Access—【文件】—【新建】—【空数据库】—【创建】

B.     【外部数据】，在【导入并链接】单击【文本文件】—在【指定数据在当前数据库中的存储方式和存储位置】选择默认【将源数据导入当前数据库的新表中】

C.    【带分隔符】

D.    【逗号】并勾选【第一行包含字段名称】

E.     可根据本身实际情况对文本数据的各项进行设置

F.     勾选【让Access添加主键】，则Access会将“ID”字段添加为目标表中的第一个字段，并自动填充

G.    【保存导入步骤】根据实际情况选择—【完成】

Ⅱ索引：对指定的列进行排序

Ⅲ主键：确定数据中每一条记录的唯一标识

Ⅳ主键与索引的具体区别：

A.    主键用于标识数据库记录的唯一性，不允许记录重复，且键值不能为空。主键也是一个特殊索引，主键等于索引，索引不一定等于主键。

B.     索引可以提高查询速度，通过它可以快速查询到结果，不需要进行全表扫描。

C.    使用主键，数据库会自动创建主索引，也可以在非主键上创建索引，提高查询速度。

D.    数据表只允许有一个主键，但可以有多个索引。

2） 建立链接法：链接表显示源文本文件中的数据，但实际并不将数据存储在数据库中，对源文本文件进行的任何更改都将自动反映到链接表中。

步骤：与直接导入法基本类似。更改部分：第二步更改为【通过创建链接表来链接到数据源】，没有第七步。

2、 数据合并的二三式

1） 横向合并：从多个表中，根据各表共有的关键字段，把各表所需的记录一一对应起来。

Ⅰ菜单操作法：

建立表1和表2的数据库关系：

A.    【数据库工具】—【关系】

B.     【显示表】—选中表1和表2—【添加】—【关闭】

C.    【关系管理器】—将表1中的“字段1”用鼠标拖到表2中的“字段1”

D.    【编辑关系】—【联接类型】—默认【只包含两个表中联接字段相等的行】—【确定】—【编辑关系】

E.     【创建】—【关系管理器】—【关系】两个表中的“字段1”出现一调关系连接线

F.     【保存】—关闭【关系管理器】

利用“简单查询”来实现：

A.    【创建】—【查询】—【查询向导】

B.     【新建查询】—【简单查询向导】—【确定】

C.    在弹出的第一个对话框【表/查询】选择表1，并把“字段1”、“字段2”移至【选定字段】

D.    在第二个对话框【表/查询】选择表2，并把“字段3”移至【选定字段】—【完成】—【保存】

ⅡSQL查询法：

A.    在Access数据库查询结果窗口中，单击Access数据库窗口最右下方的SQL按钮.

B.     单击【设计】—【结果】—【运行】

C.    数据库连接关系：

a.     内连接inner join：选择两个表中关键字段相匹配的记录

b.     左连接left join：选择表1中的所有记录和表2中与关键字段相匹配的记录

c.     右连接right join：选择表2中的所有记录和表1中与关键字段相匹配的记录

2） 纵向合并：具有相同的字段结构，字段的数目必须相同，字段的数据类型也必须相同。

Ⅰ菜单操作法

  如何把表1-2追加到表1-1中

A.    【创建】—【查询】—【查询设计】

B.     【设计视图】和【显示表】选择表1-2—【添加】—【设计视图】

C.    【设计】—【查询类型】—【追加】—【表名称】选择表1-1

D.    【确定】—返回【设计视图】—依次双击表1-1所有字段

E.     【设计】—【结果】—【运行】

ⅡSQL查询法：用union all或union指令进行两表或多表合并。

A.    新建表1的空白数据表，要求其机构、字段数据类型与表1-1一致。

B.     追加查询结果，单击Access数据库窗口最右下方SQL按钮

C.    修改、添加相应的SQL语句

D.    【创建】—【查询】—【查询设计】—关闭【显示表】—单击Access数据库窗口最右下方SQL按钮，进入SQL视图窗口，将修改好的SQL语句复制到SQL视图窗口

E.     【设计】—【结果】—【运行】

3、 快速实现数据计算

1） 简单计算：加减乘除。

以表1为例，如“字段1”、“字段2”、“字段3”，假设没有“字段3”。

Ⅰ菜单操作法

A.    【创建】—【查询】—【查询设计】

B.     【设计视图】和【显示表】选择表1—【添加】—【设计视图】

C.    依次双击表1所有字段，被选择的字段会在查询设计网格中显示

D.    在字段表中输入“字段3：[单价]*[数量]”

E.     【设计】—【结果】—【运行】

ⅡSQL查询法

2） 函数计算：通过软件内置的函数进行计算

可以用DATEDIFF函数：DATEDIFF（“参数”，起始日期，结束日期）